| Guías Prácticas > Gestión del Almacén y del Stock |
Configurar los elementos básicos.
Antes de crear artículos y definir pedidos es necesario definir una serie de elementos:
1.- Almacenes:
Es importante la creación de diferentes almacenes para controlar el stock de los diferentes artículos. Es necesaria la creación de, al menos, un almacén aunque es posible crear varios incluso si no existen físicamente en la clínica para facilitar la gestión.
Para crear un almacén se accede a Compras > Tablas Auxiliares > Editor de Almacenes. Ambos campos han de completarse y será el código el identificador del almacén que se mostrará al usuario.
2.- Familias de Artículos:
Los artículos se agrupan por familia y permiten indicar si los artículos son inventariables (se encuentran físicamente en el almacén) o no mediante la opción "Artículo en almacén". Si no se marca esta opción, no será posible modificar el apartado "Stock" en el Editor de artículos ni se realizará el descuento de los artículos cuando corresponda.
Es importante destacar la familia regalo ya que esta es necesaria para gestionar el stock de los artículos para la fidelización por pacientes.
Para definir las familias se accede a Compras > Tablas Auxiliares > Editor de Familias de Artículos.
3.- Conceptos de gasto:
Permiten definir el concepto de la compra de artículos al realizar un pedido, no es obligatorio pero facilita la gestión del stock.
Se definen a través de Compras > Tablas Auxiliares > Editor de Conceptos de Gasto.
4.- Definir los proveedores:
Para realizar pedidos es importante tener un registro con los distintos proveedores a los que usualmente se realizan compras.
Es posible definirlos a través de Compras > Proveedores > Editor de Proveedores.
5.- Definir la plantilla de pedido:
Si se desea imprimir los pedidos en formato Excel es necesario configurar la Plantilla de impresión de pedidos. Esto se explica en la Guía ¿Cómo crear una plantilla de pedidos en Excel?.
6.- Definir artículos:
Es necesario definir cada artículo que se encuentre en el almacén de la clínica además de los artículos que se prevean adquirir. Es posible indicar una cantidad mínima de stock para que se avise a los usuarios cuando la cantidad sea inferior para realizar un nuevo pedido. Para habilitar el apartado de gastos es necesario que el artículo pertenezca a una familia inventariable.
El editor se encuentra en Compras > Artículos > Editor de Artículos.
¿Cómo registrar entradas de artículos?
Movimientos de regularización.
Es posible indicar la cantidad de artículos iniciales que se encuentran en el almacén de la clínica mediante movimientos de regularización a través de Compras > Editor de movimientos de almacén > Editor de movimientos de almacén seleccionando la opción regularización e indicando la cantidad en positivo. Es obligatorio indicar en el campo notas el motivo del movimiento.
Pedidos.
Otra formar de indicar entradas de artículos es mediante las facturas de compra.
Éstas pueden crearse de forma manual a través de Compras > Gestión de Facturas de Compras > Editor de facturas de compra o mediante la recepción de un pedido desde Compras > Gestor de pedidos ya que se genera la factura de forma automática.
¿Cómo registrar salidas de artículos?
Movimientos de regularización o de salida.
Es posible indicar la rotura o pérdida de artículos mediante movimientos de regularización a través de Compras > Editor de movimientos de almacén > Editor de movimientos de almacén seleccionando la opción regularización e indicando la cantidad en negativo o bien salidas de artículos mediante la opción Salidas y la cantidad en positivo. Es obligatorio indicar en el campo notas el motivo del movimiento.
A través de las intervenciones.
Si el artículo es utilizado para realizar una intervención en el paciente, es posible indicar la salida del mismo desde el propio Editor de intervenciones mediante el botón 
.
Fidelización de pacientes.
En esta guía se explica cómo registrar las salidas de artículos que son entregados a los pacientes como recompensa a su fidelidad y cómo se controla el stock de los mismos.
Posibles dudas
¿Es posible registrar el código postal de un proveedor extranjero?
No, actualmente Orthos no admite códigos postales extranjeros.
He creado un artículo pero no me deja indicar el precio de compra ¿por qué?
Los apartados Precios de compra y Totales son meramente informativos, Orthos calcula el total de gasto en este artículo o el precio máximo/mínimo pagado por unidad.
He creado un artículo pero no me deja indicar datos del apartado Stock ¿por qué?
La familia a la que pertenece el artículo debe tener la opción "Artículo en almacén" marcada.
¿Cómo se elimina un pedido?
El pedido se elimina desde el Editor de pedidos cuando se encuentra seleccionado "Editor de pedido" en la parte superior derecha.