| Apuntes semanales > Apunte 32.0 / 2016 – Controles de seguridad |
Orthos provee una serie de herramientas y controles para mantener la seguridad de Orthos, registrando los cambios contables, los cambios en las citas de los pacientes y estableciendo solicitud de credenciales para grupos de usuarios en ciertas áreas de la aplicación.
Registro de movimientos en citas
Cada vez que una cita es creada, modificada o eliminada se guarda un registro con el detalle de la operación, quedando registrado el usuario y la fecha y hora en la que se realizó la operación además del estado previo de la cita y su estado actual.
Los registros son creados de forma automática por la aplicación sin mostrar ningún aviso al usuario, no son opcionales y se conservarán un mínimo de dos años.
Mediante la herramienta Agenda > Registro de cambios de citas es posible visualizar estos registros de movimientos, pudiéndose aplicar diferentes filtros. Es posible mostrar los registros de movimientos entre un rango de fechas, para un paciente en concreto, para un usuario concreto y/o para un tipo de operación concreta.
En cada registro de movimientos se guarda información sobre el estado de la cita antes y después del cambio, pudiéndose comprobar si el cambio ha afectado a la fecha de la cita, al concepto o al sillón. Igualmente queda reflejado el usuario que realizó el cambio y la fecha y hora en que se produjo.
Los tipos de operaciones son:
Registro de movimientos contables
Cada vez que un registro contable es creado, modificado o eliminado se guarda un registro con el detalle de la operación, quedando registrado el usuario y la fecha y hora en la que se realizó la operación además del estado previo del registro contable y su estado actual.
En concreto se registran cuando:
Se crea, modifica o elimina una cuota (extra o de presupuesto) o un pago (normal o exento).
Se desarrolla o elimina un presupuesto.
Los registros son creados de forma automática por la aplicación sin mostrar ningún aviso al usuario, no son opcionales y se conservarán un mínimo de dos años.
Mediante la herramienta Contabilidad > Registro de Cambios Contables se visualizan estos registros de movimientos, pudiéndose aplicar diferentes filtros. Es posible mostrar los registros de movimientos entre un rango de fechas, para un paciente en concreto, para un usuario concreto y/o para un tipo de operación concreta (cuota extra, pago,…).
Para las cuotas y los pagos se guarda un registro con el importe previo, el usuario que realizó el cambio y la fecha del mismo, el importe actual, el usuario que ha realizado el cambio y la fecha de realización.
En cada registro de movimientos se guarda información sobre el estado del registro contable antes y después del cambio, pudiéndose comprobar si el cambio ha afectado a la fecha de emisión o al importe. Igualmente queda reflejado el usuario que realizó el cambio y la fecha y hora en que se produjo.
Los tipos de operaciones son:
Registro de movimientos en facturas
Cada vez que una factura es modificada o eliminada se guarda un registro con el detalle de la operación, quedando registrado el usuario y la fecha y hora en la que se realizó la operación además del estado previo de la factura y su estado actual.
Los registros son creados de forma automática por la aplicación sin mostrar ningún aviso al usuario, no son opcionales y se conservarán un mínimo de dos años.
Mediante la herramienta Contabilidad > Registro de Cambios en Facturas se visualizan estos registros de movimientos, pudiéndose aplicar diferentes filtros. Es posible mostrar los registros de movimientos entre un rango de fechas, para un paciente en concreto, para un usuario concreto y/o para un tipo de operación concreta.
En cada registro de movimientos se guarda información sobre el estado de la factura antes y después del cambio, pudiéndose comprobar si el cambio ha afectado al NIF del cliente, a su fecha de emisión o al importe de la factura. Igualmente queda reflejado el usuario que realizó el cambio y la fecha y hora en que se produjo.
Los tipos de operaciones son:
Solicitar credenciales de usuario al operar con citas
Es posible establecer que se solicite las credenciales del usuario al crear, modificar o eliminar una cita.
Esta opción se configura accediendo a Clínica > Configuración > Agenda y marcando la opción “Solicitar usuario al mantener citas.”
Cuando el usuario necesite crear, modificar o eliminar una cita, por estar marcada esta opción, se le solicitarán sus credenciales para poder continuar.
Solicitar credenciales de usuario al realizar transacciones contables
Es posible establecer que se solicite las credenciales del usuario al realizar una transacción contable.
Esta opción se configura accediendo a Clínica > Configuración > Contabilidad y marcando la opción “Solicitar usuario al realizar una transacción contable.”
Cuando el usuario necesite crear, modificar o eliminar una cuota, un pago, una nota contable, un gasto de tratamiento o una factura, por estar marcada esta opción, se le solicitarán sus credenciales para poder continuar.
Perfiles de seguridad
Cada usuario tiene asignado un grupo de seguridad. Éste se establece a través de Clínica > Gestión de Personal > Editor del Personal de la Clínica.
A través de los Perfiles de seguridad es posible limitar el acceso del grupo de usuarios al que pertenece cada usuario a una o varias funcionalidades de Orthos.
El nivel de acceso de cada grupo de usuarios se configura a través de Clínica > Perfil de Seguridad.
Esta herramienta permite establecer:
Las reglas de seguridad que limitan la operatividad de los usuarios relacionadas con citas y transacciones contables son:
Además de las restricciones en las operaciones básicas como serían guardar o eliminar un registro, se destacan:
1. Agenda > Agenda hoy > Mantener citas de otros días:
El control de este elemento permite evitar que un usuario o grupo de usuarios no autorizados realice cambios sobre citas que no pertenecen al día de hoy. Afecta a los módulos “Agenda hoy”, “Agenda hoy planning” y “Agenda hoy avanzado” así como en el selector de pacientes del modo paneles.
2. Gestión económica > Editor de pagos > Editar fecha:
El control de este elemento permite evitar que un usuario o grupo de usuarios no autorizados modifique la fecha de un pago.
3. Gestión económica > Editor de pagos > Editar pagos de otros días:
El control de este elemento permite evitar que un usuario o grupo de usuarios no autorizados realice cambios sobre un pago con fecha de pago previa al día de hoy.
4. Gestión económica > Editor de facturas > Editar número de factura:
Dada la importancia legal de mantener la correlación numérica de las facturas (ya que no se permiten saltos en la numeración de las facturas de una serie) este elemento permite restringir el acceso al cambio de numeración sólo al personal autorizado.
5. Gestión económica > Editor de facturas > Editar fecha:
El control de este elemento permite evitar que un usuario o grupo de usuarios no autorizados modifique la fecha de una factura.
6. Gestión económica > Editor de facturas > Editar facturas de otros días:
El control de este elemento permite evitar que un usuario o grupo de usuarios no autorizados realice cambios sobre una factura con fecha de emisión previa al día de hoy.
