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El Módulo Agenda Hoy es el módulo a través del cual se despliega el funcionamiento de la Clínica y muestra la relación de citas del día actual agrupadas por su estado.
Una cita puede estar en cualquiera de los siguientes estados:
· Paciente por venir.
En este estado de la cita, el paciente está pendiente de llegar a su cita.
Se muestra información acerca de la hora de la cita, el sillón asignado, el concepto de la agenda y el nombre del paciente.
· Paciente en la Sala de Espera.
En este estado de la cita, el paciente ya ha llegado a su cita y está a la espera de ser atendido.
Se muestra información acerca de la hora de la cita y el tiempo de espera del paciente respecto a la hora de la cita, la hora de llegada del paciente y el tiempo de espera con respecto a ésta hora, el índice de puntualidad fijado, el sillón asignado, el concepto de la agenda y el nombre del paciente.
El índice de puntualidad permite clasificar a los pacientes de la Sala de Espera de acuerdo a un criterio que permite favorecer a los pacientes que llegan puntualmente a su cita con respecto a los que no lo hacen.
El índice de puntualidad, y los campos “Tiempo considerado puntual” y “Tiempo considerado tarde” se definen en Opciones de Configuración y establecen los minutos por los que se rige el criterio para el cálculo del índice de puntualidad. Así mismo, se asignan colores y letras para diferenciar cada estado de Puntualidad.
· Paciente en gabinete.
En este estado de la cita, el paciente está siendo atendido.
Se muestra información acerca del tiempo que el paciente lleva siendo atendido, el sillón asignado, el concepto de la agenda y el nombre del paciente.
· Necesita doctor.
En este estado de la cita, el paciente necesita de una intervención específica. Este estado es opcional y se accede a él, bien porque así se indicó al establecer la cita, bien porque estando el paciente en gabinete se establezca la necesidad de una intervención específica o bien porque las citas en cuyo concepto de cita así esté especificado.
El uso de este estado se establece a través del indicador “Habilitar necesita doctor” definido en Opciones de Configuración.
Se muestra información acerca del tiempo que el paciente lleva siendo atendido, el sillón asignado, el concepto de la agenda y el nombre del paciente.
· Paciente atendido.
En este estado de la cita, el paciente ya ha sido atendido.
Se muestra información acerca de la hora de salida, el sillón asignado, el concepto de la agenda y el nombre del paciente.
Es posible reducir el número de pacientes mostrados en este estado a través de los minutos introducidos en el campo “Tiempo salida atendidos” definido en Opciones de Configuración.
Iconos informativos de la cita.
Avisado por llamada telefónica.
Avisado mediante el envío de un SMS (SMS no recibido).
Avisado mediante el envío de un SMS (SMS recibido).
Confirmada cita mediante el envío de un SMS (SMS recibido y confirmado).
Avisado a través de un correo.
Avisado a través de una notificación en la app. Iconos informativos del paciente.
El paciente tiene asignada más de una cita en el día.
Es el cumpleaños del paciente.
El paciente es referidor.
La información del paciente ha sido exportada a la web.
El paciente ha valorado la asistencia a alguna de sus citas. Cambios de estado de la cita de un paciente.
Estos son los cambios y/o comprobaciones que realiza Orthos al pasar a un paciente de un estado a otro:
Si viene del estado Doctor, Gabinete o Atendido se obtiene el siguiente mensaje de error si ya se le ha asignado una intervención:
M0343 - No está permitido cambiar el estado de atendido de una cita cuando ya tiene una intervención asignada. Si es imprescindible realizar este cambio, antes se debe suprimir su intervención.
En cualquier otro caso este estado se asigna de forma automática a un paciente cuando posee una cita para el día seleccionado y una hora cercana a la hora de la cita.
Si no ha habido ningún problema tras estas comprobaciones se pasa el paciente al apartado Por Venir.
Si viene del estado Doctor, Gabinete o Atendido se obtiene el siguiente mensaje de error si ya se le ha asignado una intervención:
M0343 - No está permitido cambiar el estado de atendido de una cita cuando ya tiene una intervención asignada. Si es imprescindible realizar este cambio, antes se debe suprimir su intervención.
Si no ha habido ningún problema tras estas comprobaciones se pasa el paciente al apartado Sala de Espera.
Si viene del estado Gabinete se obtiene el siguiente mensaje de error si el sillón asignado al paciente en su cita está ocupado:
E0373 - No es posible pasar una cita a un gabinete mientras esté ocupado por otro paciente.
Se comprueba si el estado del paciente coincide con el estado que requiere el concepto de la cita, ya que puede que esta haya cambiado al pasarlo a atendido, en caso contrario se obtiene el siguiente mensaje de error:
E0140 - El cambio de estado no está permitido. El nuevo estado es incompatible con alguno de los estados previamente marcados.
Si no ha habido ningún problema tras estas comprobaciones se pasa el paciente al apartado Necesita Doctor.
Si viene del estado Doctor se obtiene el siguiente mensaje de error si el sillón asignado al paciente en su cita está ocupado:
E0373 - No es posible pasar una cita a un gabinete mientras esté ocupado por otro paciente.
Se comprueba si el estado del paciente coincide con el estado que requiere el concepto de la cita, ya que puede que esta haya cambiado al pasarlo a atendido, en caso contrario se obtiene el siguiente mensaje de error:
E0140 - El cambio de estado no está permitido. El nuevo estado es incompatible con alguno de los estados previamente marcados.
Si no ha habido ningún problema tras estas comprobaciones se pasa el paciente al apartado Gabinete.
Sillón asignado al paciente tras pasar a atendido:
- Si el puesto del usuario que pasa al paciente a atendido se encuentra registrado aquí, el paciente obtiene como sillón el establecido en ese puesto.
- En caso contrario, se comprueba si el usuario que pasa al paciente a atendido tiene un sillón asignado aquí, de ser así el paciente obtiene ese sillón como sillón atendido.
- En otro caso, se utiliza el sillón definido en la cita del paciente.
Se comprueba si existe intervención, si esta no existe y el concepto de cita del paciente lo requiere se muestra el siguiente mensaje de error:
M0345 - No está permitido pasar esta cita al estado de atendido si no tiene una intervención asignada.
Si la cita posee intervención o el concepto no lo requiere se pasa al estado correctamente.
Se comprueba si el estado del caso es compatible para pasar al paciente a Atendido, si no es así se muestra el siguiente mensaje de error:
E0348 - No es posible asignar el estado del paciente solicitado sin haber establecido previamente el tipo de tratamiento.
Se comprueba si el estado del tratamiento es compatible para pasar al paciente a Atendido, si no es así se muestra el siguiente mensaje de error:
E0140 - El cambio de estado no está permitido. El nuevo estado es incompatible con alguno de los estados previamente marcados.
Si no ha habido ningún problema tras estas comprobaciones, y se ha atendido al paciente, se pasa al apartado Atendido y:
- Se comprueba si hay que salir de Agenda Hoy de forma automática según lo establecido en Configuración de Agenda Hoy.
- Se comprueba si existen plantillas de envío de avisos automáticos a través de alguna plantilla de Correo, SMS o Notificación a la aplicación móvil y se procede al envío si corresponde. Mas información aquí.
- Se comprueba si el paciente tiene más citas asignadas el mismo día, si es así informa de ello y se ofrece pasar al paciente en su otra cita al estado Sala de espera. M0484 - Este paciente tiene otra cita hoy de "Especialidad de la cita" a las "Hora de la cita" para "Concepto de la cita". ¿Se pasa esta cita a la Sala de espera?
NOTA: el pasar a Atendido de agenda hoy no comprende las acciones que se realizan desde pasar a Atendido desde el Editor de Intervenciones.
NOTA: Al pasar a atendido, si la cita no ha sido preasignada desde el plan de tratamiento, se generarán las cuotas de forma automática si el concepto de cita posee un concepto de venta asociado y se encuentra marcada la opción de crear una cuota extra al pasar a atendido (ambos en el Editor de conceptos de la agenda). En el caso en el que se pregunte confirmación y se indique Sí, se abrirá el Editor de cuotas extra para permitir editar campos antes de guardar la cuota pulsando el botón de guardar.
Si la fecha en la cual se realizan estos cambios no coincide con la fecha actual se mostrará la siguiente pregunta:
Q0160 - Esta acción inicializa la hora de espera, hora de llegada y la hora de gabinete actuales. ¿Desea continuar?
En una cita asociada a un concepto que tenga marcado el indicador “No requiere necesariamente una intervención”, no es obligatorio crear una intervención.
Si un paciente que está en el estado "de atendido", tiene realizada una intervención, solo se permite pasarlo a "en gabinete" o a "necesita doctor". Así mismo, si un paciente está "en gabinete" o en "necesita doctor" y tiene una intervención no se permite pasarlo ni a "por venir" ni a "en sala de espera".
Al pasar una cita al estado “de atendido”, si el concepto de la cita tiene asignado un estado del paciente para cuando éste pase al estado de “Paciente atendido”, se mostrará un mensaje para confirmar si realmente se desea marcar el estado del paciente.
Esto se hace así para evitar el marcado erróneo de estados del paciente debido a que en Agenda Hoy hay un alto grado de facilidad para cambiar de estado las citas.
En el estado “Pacientes por venir”, todas las citas con hora superior a la actual se muestran en un color de fondo distinto al predeterminado.
Los pacientes con el indicador “Admisión Clínica” marcado se muestran con un color de fondo destacado y distinto al anterior.
Desde el Módulo de Agenda Hoy es posible realizar diferentes tareas como seleccionar un paciente como predeterminado sin cambiar su estado de la cita, cambiar la cita de un paciente a su siguiente estado natural o a cualquier otro, reasignar la hora de llegada de un paciente, cambiar el número del sillón asignado, marcar un Grupo de pacientes para incorporarlos al Grupo de tratamientos clínicos predeterminado o desmarcar el indicador de “Admisión Clínica”, si lo tuviera marcado.
No se permite cambiar el estado de una cita si la fecha es posterior a la fecha del día, salvo para pasarla a “Pacientes por venir”.
Para simplificar el uso de la aplicación se incorpora el indicador “Salir después de cambiar el estado” definido en Opciones de Configuración, que al estar marcado posibilita cerrar el Módulo de Agenda Hoy inmediatamente después de completar una acción. Si este indicador se desmarca queda deshabilitada la acción “Seleccionar paciente” del menú contextual. Este indicador se desmarca automáticamente si el día que se tiene seleccionado no es el día de hoy.
Para mantener permanentemente actualizada la información mostrada, el Módulo de Agenda Hoy dispone de un mecanismo que permite cada determinado tiempo actualizarse automáticamente. En cualquier caso, el usuario siempre tiene opción a realizar esta actualización, aunque de forma manual.
Este intervalo de tiempo en segundos se establece a través del campo “Refrescar información cada” definido en Opciones de Configuración.
La actualización de la información mostrada (o refresco), no se lleva a cabo si se está mostrando otro día distinto del actual.