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FAQ: preguntas frecuentes

Pacientes:

¿Cómo se consultan los pacientes? Los pacientes se pueden consultar por código de paciente, por nombre o por caso. Dependiendo del criterio que esté activo en cada momento, la búsqueda de pacientes dará un resultado u otro. Si el criterio activo es por código de paciente o por nombre, se mostrará una lista de pacientes con el caso más reciente. Si el criterio activo es por código de caso, se mostrará una lista de casos, y en este caso, si un paciente tiene más de un caso, se mostrará tantas veces como casos tenga.  

¿Cómo registrar un DNI/CIF/NIF extranjero? Para introducir un cliente con un DNI/CIF/NIF extranjero hay que acceder al editor de Clientes. Se acede a través de Menú, Contabilidad, Clientes. Al dar de alta el nuevo cliente, se debe introducir su NIF y a continuación marcar la casilla -NIF extranjero-. Finalmente, se completarán los datos del cliente y se guardará el registro.  

¿Cómo se prioriza los casos de una especialidad sobre los del resto de especialidades? En Preferencias personales, cada usuario puede establecer una especialidad por defecto. Los casos activos de esta especialidad se mostrarán de forma prioritaria sobre el resto de casos abiertos.  

¿Cómo se elimina un caso? Es posible eliminar un caso. Para hacerlo, accede a la ficha del Paciente, selecciona el caso a eliminar y a continuación pulsa el botón eliminar. Se mostrará un resumen de la información asociada al caso. Si es correcto, basta con confirmar la acción. Esta acción sólo puede ser realizada por un Doctor.  

¿Cómo mandar un email masivo a pacientes a través de su correo electrónico? Por cualquiera de lo métodos existentes en Orthos, crear un grupo de pacientes con los pacientes deseados. Hecho esto, acceder, a través del menú, a Herramientas, y a continuación al Gestor de envío de correos electrónicos. Seleccionar el grupo de pacientes previamente confeccionado y realizar la consulta. El resultado de la consulta mostrará larelación de pacientes con sus correos electrónicos. Finalmente, exportar la relación a Excel.  

¿Cómo cambiar de numero de caso las intervenciones y las citas? Haciendo clic derecho y seleccionando -Cambiar caso asignado-. El cambio sólo puede realizarse entre casos que pertenezcan a la misma especialidad ya que las citas tienen asociados unos conceptos que no son comunes entre especialidades. Una intervención puede cambiarse de caso a otra especialidad siempre y cuando no tenga una cita asociada, en otro caso deben eliminarse la cita y la intervención y volver a crearse para la otra especialidad.  

¿Hay alguna opción para guardar documentación del paciente? En el Gestor de Pacientes, en la barra de herramientas, el icono que hay a continuación del icono de la impresora, etiquetado como Gestión documental, permite abrir una carpeta asociada al paciente en la que se pueden guardar cualquier tipo de documento que se desee asociar al paciente.  

¿Cómo se obtienen los pacientes, independientemente del estado, que no han sido atendidos en los últimos 12 meses? Desde Extracto de pacientes, ordenando la consulta por la columna Próxima cita, se puede ver a qué pacientes no se les ha asignado cita desde su última cita, y si vino o no a esa última cita.  

¿Plan de tratamiento o Presupuesto? En Ortodoncia, los presupuestos se deben generar a través del Editor de presupuestos. En General, los presupuestos se deben generar a través de los Planes de tratamiento. Esto se hace así, porque la problemática de General es distinta a la de Ortodoncia.  

¿Cómo cambiar la fecha de un caso? Si la fecha del estado Nuevo coincide con la fecha de alta del paciente, significa que el caso se creó el mismo día, y en este contexto, por integridad, se debe cambiar la fecha de alta. Automáticamente se cambiará la fecha del estado. Si la fecha del estado Nuevo no coincide con la fecha de alta del paciente, por ejemplo, porque se haya creado un segundo caso, entonces se permite modificar directamente la fecha del estado.  

¿Es posible dar de alta a un cliente con Pasaporte? Es posible marcando la opción de NIF extranjero. El pasaporte no es un documento admitido en la emisión de facturas.  

¿Por qué aunque el plan de tratamiento está activado no se ha desarrollado el presupuesto ni se indica que hoy se ha realizado uno de los procedimientos? El funcionamiento de los Planes de tratamiento no es igual al funcionamiento de los presupuestos. En los Presupuestos, las cuotas se desarrollan, en los Planes de tratamiento las cuotas se van generando a medida que avanza el tratamiento.  

¿Es posible asignar un doctor a una especialidad? Es posible asignar, por defecto, un doctor a cada especialidad.  

¿Por qué no se permite editar y cambiar el elemento seleccionado del odontograma en algunos tratamientos y en otros sí? No se puede modificar en aquellos casos en los que el tratamiento ya se esté usando en algún odontograma.  

Al modificar el nombre de un paciente se modifica el nombre del cliente asociado o al modificar el nombre del cliente se modifica el de su paciente asociado. ¿Por qué? Ocurre cuando el paciente y el cliente tienen relación “Paciente” y se modifica el nombre y/o los apellidos de alguno. Esto es así porque al indicar relación “Paciente” ambos deberían ser la misma persona y, por lo tanto, tener el mismo nombre y apellidos.  

¿Por qué no puedo cambiar la dirección de un paciente? No es posible editar la dirección de un paciente desde el editor de pacientes si tiene un cliente asignado al que se encuentra vinculado. En este caso, la dirección es la del cliente y es ésta la que debe ser modificada. Al modificar la dirección del cliente se modificará automáticamente la del paciente.  

¿Desde dónde se modifica el límite de pagos en efectivo? El límite de pago en efectivo se establece, para la forma de pago deseada, a través del editor de Formas de pago accesible desde Clínica - Tablas Auxiliares - Tablas de uso general.  

¿Es posible realizar una búsqueda de pacientes por email o por teléfono? Para buscar a un paciente por su email o su número de teléfono es posible utilizar la búsqueda avanzada.  

¿Cómo se cambian el nombre, el alias o los apellidos de un paciente? El cambio de nombre y/o apellidos se realiza accediendo a Gestión de pacientes - Pestaña Datos personales.  

En el odontograma, ¿se distingue entre dentición infantil y adulta? En el Odontograma, por defecto, se dibuja gráficamente la dentición que corresponde al paciente dependiendo de la edad a la que se inició el plan de tratamiento. No obstante, es posible cambiar el tipo de dentición de cualquier pieza y en este caso el dibujo asociado a la pieza también cambia.  

En el odontograma, ¿qué ocurre con los adultos que aún tienen piezas de leche? Es posible cambiar desde el odontograma el tipo de dentición seleccionando la pieza, abriendo el menú contextual con el clic derecho del ratón y seleccionando la pieza en la opción Tipo de dentición.  

En el odontograma, ¿cómo se indica que a un paciente le faltan piezas dentales? Se aplica como patología (Diente perdido) en el odontograma inicial.  

¿Cómo se elimina el referidor de un paciente? Para eliminar el referidor de un paciente hay que seleccionar la opción Otros, no rellenar el campo “Remitente” y guardar los cambios.  

¿Hay alguna forma de sacar un listado con los pacientes que tienen señalada la forma de pago de recibo domiciliado? Es posible accediendo a Contabilidad - Extracto de clientes, estableciendo en el filtro la forma de pago asociada al recibo domiciliado y desmarcando la casilla para mostrar todos los clientes con independencia de que tengan facturas o no. Una vez realizada la consulta se selecciona toda lista con la opción del menú contextual 'Seleccionar todo' y se muestra el Extracto de pacientes con la opción del menú contextual 'Extracto de pacientes' obteniendo todos los pacientes asociados a dichos clientes. Es posible que un paciente aparezca más de una vez debido a que tenga más de un caso asociado.  

¿Cómo se crea una nueva especialidad? Los pasos a seguir para configurar una nueva especialidad son:  

1- Crear una nueva especialidad desde Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Especialidades.  

2- Asociar a la nueva especialidad una serie de facturas. Si se trata de una nueva serie de facturas se define desde Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Series de Facturas.  

3- Definir los conceptos de venta y de cita asociados a la nueva especialidad:

• Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Conceptos de venta.

• Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda.

4- Si la especialidad no es de tipo Ortodoncia, para trabajar con el plan de tratamiento y el Odontograma se deben crear previamente:

• Los procedimientos que se van a asociar a los tipos de tratamiento: Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Procedimientos.

• Las patologías que se van a asociar a los tipos de tratamiento: Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Patologías.

• Los tipos de tratamiento: Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Tipos de Tratamiento.

Cuando se manda un email a varios pacientes, ¿un paciente ve el resto de emails del resto de pacientes? No, cada paciente sólo ve su dirección de email.  

¿Es posible marcar de forma visual si un paciente ha realizado o no una reseña en Google, si es también paciente de gesden, etc.? Para este cometido es posible usar los indicadores del paciente. Se crean a partir de Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Indicadores del paciente, pudiendo asignarles un icono. Después en la pestaña Datos clínicos del paciente, se marca el indicador cuando corresponda. El icono se mostrará en la cabecera de los formularios del paciente.  

¿Sería posible numerar a cada paciente desde el número 1 cada año? No, no es posible numerar ni los pacientes ni los casos desde el código uno al comienzo del año.  

¿Cómo se puede obtener un listado de los pacientes que han firmado el consentimiento informado? Es posible activando un indicador del paciente creado para tal cometido y posteriormente, en el Extracto de pacientes establecer dicho indicador en el filtro de pacientes y realizar la consulta obteniendo así los pacientes con dicho indicador activo.  

¿Es posible hacer un envío masivo de correos electrónicos a los pacientes desde Orthos? ¿Permitiría opciones de personalización del email (imágenes, texto con formato, etc.)? Es posible hacer un envío masivo de correos electrónicos a partir de los resultados de una consulta, seleccionando los pacientes y pulsando el botón Enviar correo electrónico. También a un Grupo de pacientes a través de Herramientas - Gestión de envío de correos electrónicos. Se recomienda que cada envío no exceda los 200-250 pacientes. En el formulario “Envío de correos electrónicos” es posible incluir un texto o una plantilla HTML, los cuales se pueden personalizar, por ejemplo con el nombre del paciente, el nombre de la Clínica o el nombre del doctor. No es posible personalizar las imágenes.

¿Cómo se crea un grupo de pacientes para enviar una newsletter? Un grupo de pacientes se puede crear a partir de los resultados de una consulta, bien seleccionando los pacientes deseados o seleccionando todos (con la opción del menú contextual) y finalmente pulsando el botón “Marcar pacientes”. También se puede crear un grupo de pacientes a través del “Editor de grupos de pacientes” (ver imagen), y en el editor que aparece, seleccionando una consulta guardada previamente a través de Herramientas - Editor de consultas.  

¿Es posible establecer en Orthos que el caso que se vea siempre sea el de una especialidad en concreto en lugar del último caso creado? Es posible establecerlo desde Clínica - Preferencias personales - Pestaña pacientes y seleccionando la especialidad deseada en el desplegable especialidad.  

¿Por qué un paciente con móvil registrado no se marca como disponible para el envío de SMS? Es posible que al crear el teléfono no se haya indicado que se trata de un número que admite el envío de SMS.  

¿Es posible obtener un listado de las primeras visitas? Es posible a través de “Agenda” - “Extracto de primeras Visitas”.  

¿Cómo hacer un envío masivo a pacientes pertenecientes a un grupo? Acceder a “Herramientas” - “Gestión de envíos de mensajes SMS” y asegurarse de seleccionar el Grupo de pacientes deseado.  

¿Cómo crear un nuevo caso para un paciente? Se accede a “Pacientes” - “Gestión de Pacientes” y en la pestaña “Datos clínicos” se selecciona el botón “Crear un nuevo caso”. Se mostrará una nueva ventana en la que se debe escoger la especialidad del caso a crear, y tras aceptar se creará el nuevo caso.  

¿Cómo enviar una encuesta de satisfacción a un grupo de pacientes y no repetir el envío en un período de tiempo? El envío de SMS masivo se puede hacer a través del Gestor de envío de mensajes SMS accesible desde Herramientas - Gestor de Envío de Mensajes SMS - Gestor de envío de mensajes SMS. Para no repetir este envío en cierto periodo de tiempo, hay que seleccionar el grupo de envío creado para ese fin.  

¿Cómo obtener un listado de los tratamientos, con el color asignado y la duración establecida? Para obtener el listado se accede a Herramientas - Gestor de Informes. Se selecciona la entidad Pacientes y se pulsa en el botón Aceptar. Se selecciona el informe “Listado de tipos de tratamiento” y se pulsa en el botón para imprimir el informe.  

¿Es posible enviar correos electrónicos automáticos asociados a un concepto de cita y que sean enviados al pasar la cita a atendido? Actualmente sólo es posible asociar a un concepto de cita un texto para que se sea enviado por correo, SMS o notificación a la aplicación móvil al crear o editar una cita con ese concepto. Esto se hace desde Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda. Se podría hacer de forma manual: - Obtener los pacientes que en un día asistieron a una cita con un concepto de venta a través de Agenda - Extracto de Citas. Se puede acceder al filtro del extracto para establecer la especialidad, el concepto y seleccionar desde la opción “Asistencia”: “Sólo citas con asistencia”. - Una vez obtenidos los resultados se crea un grupo de pacientes con los pacientes seleccionados. - Se accede a Herramientas - Gestor de Envío de Correos Electrónicos seleccionando el grupo con los pacientes y se procede al envío de los correos.  

Se necesita reflejar tratamientos realizados por otras clínicas en el odontograma. ¿Cómo se pueden identificar? En el Odontograma inicial se pueden reflejar las patologías y tratamientos que tiene el paciente y que no pertenecen a los tratamientos del plan de tratamiento que se le está realizando al paciente. Para acceder a él, se selecciona la opción “Odontograma inicial”, se aplican los tratamientos o patologías que se deseen y se guardan los cambios. Una vez de vuelta en la propuesta actual del odontograma seleccionando la opción “Propuesta actual”, se dispone de un botón “Mostrar evaluación inicial” para decidir si se desea mostrar el odontograma inicial junto con el actual o sólo mostrar el actual.  

¿Cómo se crea un nuevo estado del paciente? Para crear un nuevo estado del paciente se ha de acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de los Estados del paciente. Es muy importante la posición de este nuevo estado para que tenga sentido en relación con la posición del resto de estados.  

¿Cómo se crea un indicador?  Se crea desde Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Indicadores del paciente.  

¿Cómo se crea un indicador personal para pacientes? Los indicadores se crean desde Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Indicadores personales.  

¿Es posible hacer búsquedas de pacientes que tengan marcados indicadores personales? Es posible a través de Pacientes - Extracto de pacientes, seleccionando el indicador o indicadores deseados en el apartado de indicadores del Filtro de pacientes.  

Dónde se configura el envío automático de un correo al dar de alta a un paciente Se configuran a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Utilidades - Editor de Plantillas de Correos, seleccionando la opción “Bienvenida” en el desplegable “Aplicar en”.  

¿Cómo crear citas y cuotas a un paciente finalizado? Aunque un caso se encuentre finalizado es posible asignarle citas que no tengan establecido como requisito un estado de tratamiento distinto a finalizado. No hay ninguna restricción a la hora de generar cuotas a un paciente independientemente del estado del caso.  

¿Cómo se desvincula un cliente de un paciente? Un cliente se puede desvincular de un paciente mediante la opción del menú contextual “Desvincular datos del cliente” de la lista de clientes vinculados al paciente, mostrada en Gestión de pacientes, pestaña Datos personales. Un cliente con relación PACIENTE no se puede desvincular, ya que el paciente y el cliente son la misma persona.  

¿Cómo cambio mi contraseña de Orthos? Un usuario puede cambiar su contraseña desde Clínica - Cambiar contraseña  

¿Cómo cambiar el NIF de un cliente? Para cambiar el NIF a un cliente, hay que hacer uso de la herramienta Utilidades - Cambiar el NIF de un cliente, seleccionando el NIF actual de la lista [...] y escribiendo el nuevo NIF.  

¿Cómo borrar un paciente? Mediante el botón “Eliminar caso” de la Gestión de pacientes se elimina el caso activo del paciente (el que se encuentra seleccionado de haber más de uno). Al eliminar un caso se eliminan también todas sus referencias y contenidos, excepto las facturas asociadas al caso, que se mantienen aunque quedan desvinculadas. Al eliminar el último caso de un paciente queda eliminado el paciente.  

¿Cómo mostrar el Editor de estados del paciente al pasar un paciente a atendido? Para que se muestre el Editor de estados del paciente al pasar un paciente a atendido, hay que establecerlo en el concepto en cuestión desde Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda.  

¿Cómo registrar un paciente de otra clínica como referidor? Para registrar un paciente de otra clínica como referidor de un paciente nuevo hay que consultar el paciente nuevo en la Gestión de pacientes y en la ficha “Datos clínicos”, en el grupo Remitente, seleccionar la Opción “Otros” y en el campo Remitente, bien seleccionar el nombre del referidor de la lista que aparece al pulsar el botón [...] o bien escribir el nombre del paciente que remite al paciente nuevo.  

¿Cómo obtener un listado de pacientes por concepto? Es posible consultar los pacientes con un concepto de cita en concreto a través de Agenda - Extracto de citas o los pacientes con un concepto de venta en concreto a través de Contabilidad - Extracto contable.  

¿Se puede cambiar la especialidad de un caso? No es posible cambiar la especialidad de un caso, pero sí es posible cambiar de caso las citas, las intervenciones, los apuntes contables, las facturas y las series de fotos. Habría que crear un nuevo caso con la especialidad deseada, cambiar los registros mencionados de caso y por ultimo eliminar el caso con la especialidad incorrecta, si fuera necesario.  

¿Dónde se establecen el código y la contraseña invisalign? El código de paciente de Invisalign y la contraseña Invisalign se establecen en el Editor de Invisalign, accesible desde la Gestión de Intervenciones - Desplegable del botón Invisalign - Opción “Asignar identificador Invisalign”.  

¿Se puede cambiar un tratamiento por otro en el Editor de planes de tratamiento? No. Hay que eliminar el tratamiento (y la intervención y la cita si la hay) e incorporar el nuevo.  

¿Cómo se establece que un tratamiento no requiere dentición? Se edita el tratamiento desde Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Tipos de Tratamiento, se desactiva la casilla “Requiere dentición” y se guardan los cambios.  

¿Cómo se imprime la historia médica de un paciente? 

Si se refiere a la Gestión de Diagnóstico del paciente se necesita crear un modelo de carta y definir en éste los campos a mostrar:

 • Para insertar campos de la pestaña “Informe” se accede a 'Correspondencia' y se utiliza el botón 'Insertar campo combinado' buscando los campos Informe_seccionX donde X varía según el número de la sección a mostrar.

 • Para insertar el campo “Notas del diagnóstico” de la pestaña “Exploración Funcional / Objetivos Terapéuticos” se inserta el campo Notas_diagnóstico.

 • Para insertar alguno de los tres bloques de información de la pestaña “Resumen” se utilizan las macros TextoDiagnosticoInformeX donde X varía según el número del informe siendo 1 el situado a la izquierda, 2 el central y 3 el de la derecha.

 • Para insertar el resumen de diagnóstico de la pestaña “Resumen” se utiliza la macro TextoDiagnosticoResumen.

 

Si se refiere a las intervenciones del paciente, es posible imprimir el listado de intervenciones de un paciente accediendo a Intervenciones - Extracto de Intervenciones, indicando en el filtro de pacientes el paciente correspondiente. Estos resultados se pueden exportar a Excel o imprimir.

 

¿Cómo establecer el nivel de complejidad de un caso? Los niveles de complejidad se definen desde Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Niveles de Complejidad del Tratamiento y se establecen en el apartado de datos clínicos de la ficha de un paciente. El nivel de complejidad asignado a un caso se muestra bajo el nombre del paciente junto a la especialidad del caso.  

¿Cómo se puede obtener un listado de pacientes con 14 -15 años de edad? Se puede obtener creando una consulta a través de Herramientas - Editor de Consultas y seleccionando como vista y como entidad la opción “Pacientes” y utilizando el campo “Fecha de nacimiento (filtro)” para indicar el rango de años.  

¿Cómo enviar un solo SMS por teléfono cuando varios pacientes tienen un mismo teléfono? Es posible utilizando Herramientas - Gestor de Envío de Mensajes SMS y marcando la opción “Enviar sólo un SMS por teléfono”.  

¿Cómo se modifican las cuotas de los planes de tratamiento? Una cuota de un plan de tratamiento se puede modificar desde el plan de tratamiento, cambiando el importe, el número de cuotas y/o las piezas en la línea del plan de tratamiento o en el tratamiento correspondiente, siempre que no estén pagadas o incluidas en remesas, en cuyo caso no se permitirá.  

¿Cómo se obtiene un listado de pacientes en tratamiento? Se puede obtener desde Pacientes - Extracto de Pacientes utilizando el filtro de pacientes.  

¿Cómo se modifican las cuotas de los planes de tratamiento? Una cuota de un plan de tratamiento se puede modificar desde el plan de tratamiento, cambiando el importe, el número de cuotas y/o las piezas en la línea del plan de tratamiento o en el tratamiento correspondiente, siempre que no estén pagadas o incluidas en remesas, en cuyo caso no se permitirá.  

¿Cómo saber quién da de alta la ficha de un paciente? Es posible a través del Registro de Acceso del RGPD (RGPD - Registro de acciones).  

¿Cuál es la fecha mínima de nacimiento que se puede registrar? La fecha mínima de nacimiento de un nuevo paciente es un mes.  

Inicializar código de caso para el año 2020 Si en Clínica - Configuración, pestaña Pacientes, está desmarcada la opción “Tratar último número de tratamiento por especialidad”, se establece el último número de caso asignado en “Último número de Tratamiento asignado”, si no, se hace a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Especialidades, en el campo “Último número de tratamiento asignado”. El primer campo corresponde con el código de la especialidad y el segundo con el último número de caso asignado en la especialidad.  

Agenda:

¿Cómo dejar de mostrar los conceptos de cita que ya no están en uso? Los conceptos de cita que ya no están en uso pueden dejar de mostrarse. Para hacer esto, hay que acceder al editor de los conceptos de cita, seleccionar el concepto que quiere dejar de mostrarse, y desmarcar la casilla -Activo-. Finalmente, guardar el concepto con los cambios realizados.  

¿Cómo reajustar el tamaño de las columnas en Agenda Hoy? Posiblemente ocurra si un mismo usuario abre Orthos en distintos puestos con monitor a distinta resolución. Para restablecer el tamaño predeterminado, hay que acceder al menú contextual de cada lista de citas y ejecutar -Restablecer columnas-.  

¿Cómo personalizar plantillas? Es posible personalizar las plantillas con datos personales del paciente (nombre, ...) y datos de la cita (fecha, hora, concepto, ...). Para hacer esto hay que editar la cita y colocar en el lugar deseado la etiqueta deseada. Por ejemplo, la etiqueta de la hora de la cita sería hora cita, la etiqueta del nombre del paciente es nombre paciente. La relación de todas las etiquetas disponibles se muestra en el desplegable del editor de textos, pues estas etiquetas se pueden utilizar igualmente para personalizar cualquier tipo de texto empleado en los SMS, correos electrónicos,...  

¿Cómo se añade un nuevo sillón? En Clínica, Configuración, pestaña Clínica se incrementa el número en el campo -Nº de sillones-. En Clínica, Configuración, pestaña Agenda marcar el siguiente sillón como disponble. El nuevo sillón será visible en agenda tras cerrar y abrir Orthos. Activar el sillón para el periodo deseado en el calendario laboral de la clínica pulsando el primer botón de la derecha y actualizando los sillones.  

¿Cual es la diferencia entre cita anulada y suprimida? Una cita anulada es aquella que ha sido anulada por el paciente. Una cita suprimida es la que ha sido anulada por la Clínica.  

¿Cuál es la duración máxima de una cita? Actualmente con 360 minutos.  

¿Cómo puede verse la media de espera de un día y de un grupo de citas? A través de las Estadísticas de citas. Es posible indicar el periodo deseado, la especialidad y/o el concepto. Para un mayor desglose se puede utilizar el clic derecho sobre una línea del resultado para ver la distribución por fechas, sillones, años y conceptos además de poder generar un gráfico.  

¿Cómo se añade un sillón y se habilita para su uso diario? Seguir los siguientes pasos: 1. Acceder a Configuración - Clínica e incrementar el número de sillones. 2. Acceder a Configuración - Agenda y marcar el nuevo sillón añadido. 3. Acceder al Calendario de la Clínica (Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Calendario) y añadir el nuevo sillón en el día deseado.  

¿Cómo cambiar de caso una cita? El cambio de caso se realiza desde citas del paciente. Una vez esté el paciente seleccionado se debe acceder a la pestaña “Citas del paciente” de la “Agenda” y proceder a cambiar el caso de la cita. Una cita puede cambiarse de caso, incluso de otra especialidad, siempre y cuando el concepto de la cita se encuentre también disponible en la especialidad del caso al que será asignada.  

¿Es posible asignar siempre el mismo sillón al crear una cita? Sí, es posible preasignar un sillón a un paciente desde “Datos clínicos” del paciente. Si se preasigna un sillón a un paciente, al crear una nueva cita se le asignará este sillón y en el caso de que se seleccione otro sillón Orthos mostrará un aviso. Adicionalmente, existe una opción en Configuración - Agenda para asignar al paciente siempre el sillón que se le asignó en su última cita. Si se activa esta opción, al crear una nueva cita se le asignará el último sillón en el que se le atendió y en el caso de que se seleccione otro sillón Orthos mostrará un aviso. En caso de tener configuradas estas dos opciones prevalece la del sillón preasignado al paciente.  

¿Es posible modificar la ordenación de la sala de espera mostrada en Agenda hoy? Es posible seleccionar entre tres posibles ordenaciones en Clínica - Configuración - Opciones de Configuración del Módulo de Agenda Hoy.  

¿Cómo puedo saber y eliminar las citas con concepto “XXX” asociadas a la especialidad “YYY”? Se pueden consultar a través del Extracto de citas, seleccionando la especialidad y el concepto deseado en Filtro agenda. Para eliminar citas es necesario acceder al Editor de citas y eliminarlas de forma individual  

¿Es posible mover masivamente citas de un caso a otro? No es posible mover citas de forma masiva de un caso a otro, deberéis seleccionar, a través del extracto de citas, todas las citas a mover e ir seleccionando uno a uno los pacientes. Además, si la cita se encuentra asociada a un plan de tratamiento ésta no puede cambiar de caso.  

¿Es posible restringir dar cita a un paciente cuyo caso ha finalizado? Existe una opción en configuración para que no puedan asignarse citas a casos ya finalizados, ésta se encuentra en Clínica - Configuración - Agenda y se llama “No se permite crear nuevas citas sobre sobre casos finalizados.  

¿Cómo se restablece una contraseña de Orthos caducada? Se debe acceder a Orthos con normalidad con la contraseña actual de Orthos, la aplicación detectará que ésta ha caducado y mostrará un mensaje ávisando de la situación. Se ha de pulsar en Sí para que se muestre la siguiente ventana que permite el cambio de contraseña al usuario. Se introduce la contraseña actual y una nueva contraseña dos veces para controlar que la contraseña no se introduzca con errores. Esta nueva contraseña no puede ser igual a la actual. Una vez introducida se pulsa en aceptar y se realiza un acceso normal a Orthos.  

¿Por qué no es posible guardar citas para una fecha posterior a un año? Es posible que no se encuentre creado el calendario correspondiente al año en el que se desea dar la cita. Para añadir nuevos días al calendario se accede a Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario, se accede desde el último botón al Mantenimiento masivo del calendario, se indica el año deseado utilizando el filtro de fechas, se marcan las casillas correspondientes a todos los días de la semana (incluido sábado y domingo) y se pulsa Aceptar. Este proceso incorporará al calendario todos los días del periodo establecido.  

¿Es posible unir un concepto de cita con un concepto de venta? Es posible asignarle a un concepto de cita, desde el Editor de conceptos de la agenda, un concepto de venta, de forma que al pasar el paciente a atendido se genere la cuota extra de forma automática. Es posible marcar la opción de solicitar confirmación al usuario para que, en los casos en los que no se desee, no se genere esta cuota extra.  

¿Es posible renombrar los sillones? No, no es posible cambiar el nombre a los sillones.  

¿Es posible definir un horario de trabajo para cada sillón? No, los horarios de los sillones se definen solamente a través de las restricciones.  

¿Cómo se añaden más días al calendario laboral de la clínica? Este proceso se realiza desde el Mantenimiento Masivo del Calendario Laboral, al cual se accede desde Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario. Se selecciona el periodo de días a añadir en el calendario (sábados y domingos incluidos) y se pulsa “Aceptar”.  

¿Cómo se habilitan días del calendario? Para agregar al calendario un rango de días no existente:

• Acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor del Calendario

• Acceder al Mantenimiento Masivo del Calendario de la clínica:

    1. Para crear uno o varios días se ha de indicar el rango de fechas a tratar, marcando todos los días de la semana en los que se desee aplicar el cambio y actualizando los valores preestablecidos que se desee.

    2. Ejecutar “Aceptar”.

    3. Cuando termine el proceso se habrán adicionado los días indicados.

• Repetir el proceso para otros días que se desee agregar al calendario.

 

¿Por qué no se muestra en la agenda un concepto de una plantilla de citas? Es posible que se deba a que el concepto no se encuentre activo. En este caso es necesario activarlo accediendo a Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda.  

¿Cómo enviar avisos de citas por SMS? Para realizar los avisos de citas mediante SMS hay que acceder a Agenda - Gestor de avisos de citas por mensajes SMS, elegir si se desea avisar las citas de un cierto día o citas pendientes de aviso, establecer un mensaje de SMS para avisos de citas y pulsar el botón Aceptar para realizar la consulta de citas. Antes de realizar el envío se pueden desmarcar las líneas cuyas citas no se deseen avisar. Finalmente, pulsar el botón de envío.  

¿Cómo se restringe el horario de un día para un sillón? Se hace a través del “Editor de restricciones”, al cual se accede a través del menú “Agenda” - “Restricciones de la agenda”. Una vez en el Editor de restricciones, ha de seleccionarse el día, los sillones y el horario para el cual no se va a permitir dar citas y especificar el motivo de la restricción.  

¿Cómo eliminar un día marcado como festivo en la agenda? Desde el Editor del calendario de la clínica accesible desde Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario, se puede configurar un día como festivo o laborable en función de si la casilla “Día laborable” se marca o no.  

¿Cómo pasar a atendido una cita en gabinete sin intervención? Para indicar que al pasar a un paciente a atendido no se requiera intervención se ha de acceder al concepto de la cita en cuestión para la que no se desea intervención a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda y marcar la casilla “No requiere necesariamente una intervención”.  

¿Cómo atender citas sin crear intervención? Para solucionar esta situación, hay que acceder desde el menú a Intervenciones, Citas pendientes de una intervención y tras realizar la consulta seleccionar la cita que se desea pasar a atendido y ejecutar “Crear Intervención” desde el menú contextual.  

¿Por qué no se permite cambiar de caso una cita? Para poder cambiar de caso una cita, el concepto asociado a la cita debe existir también en la especialidad del caso de destino. Esto se comprueba desde Clínica - Tablas Auxiliares - Agenda - Editor de los conceptos de la agenda.  

¿Es posible consultar el tiempo medio de espera de los pacientes? Es posible obtener estos datos accediendo a Estadísticas - Estadísticas de Citas. Desde la pestaña Estadística por conceptos, la columna “Tmed espera” muestra (en horas:minutos) el tiempo medio de espera para cada concepto de cita. También es posible visualizarlo por sillón, hora del día, doctor,...  

¿Cómo obtener el tiempo medio en gabinete por concepto de cita? Es posible obtener estos datos accediendo a Estadísticas - Estadísticas de Citas. Desde la pestaña Estadística por conceptos, la columna “Tmed gabinete” muestra (en horas:minutos) el tiempo medio en gabinete para cada concepto de cita. También es posible visualizarlo por sillón, hora del día, doctor,...  

¿Cómo funciona la utilidad para confirmar citas por SMS? Se debe añadir al texto del SMS la etiqueta <<confirma cita>>. El paciente recibirá un link mediante el cual se le ofrece la posibilidad de confirmar la cita o de anularla. En este último caso, se generará una solicitud de paciente solicitando la eliminación de la cita.  

¿Cómo se edita la fecha en las plantillas de carta? : La guía para editar la fecha se encuentra en el siguiente enlace: http://srva4v3.a4itec.es/Orthos/#GP_Generar_Modelo_Carta.html.  

¿Cómo se crean documentos para la Tablet? El primer paso es crear un modelo de carta para los pacientes siguiendo esta guía: http://srva4v3.a4itec.es/Orthos/#GP_Generar_Modelo_Carta.html. Una vez creado se ha de añadir al configurador e incorporar (si se desea) la posibilidad de firma manuscrita siguiendo esta guía: http://srva4v3.a4itec.es/Orthos/#Apunte_semanal_21_2016.html  

Dónde se establece un mensaje SMS por defecto para los avisos de citas  Se establece en Clínica - Configuración, en la pestaña  

¿Cómo incluir los datos de una cita en un mensaje? : Para incluir la información de las citas en un mensaje, hay que incorporar las correspondientes etiquetas en el texto del mensaje, el cual se edita desde el Editor de textos (Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor de Textos). Las etiquetas se incorporan desde el menú contextual, posicionándose previamente en el lugar del texto en el que se desean incluir y seleccionando las etiquetas deseadas incluidas en la opción Datos de la cita.  

¿Cómo realizar avisos de citas por email? Para realizar los avisos de citas por email hay que acceder a Agenda - Gestor de avisos de citas por correo, elegir si se desea avisar las citas de un cierto día o citas pendientes de aviso, establecer una plantilla para avisos de citas por correo y pulsar el botón Aceptar para realizar la consulta de citas. Antes de realizar el envío se pueden desmarcar las líneas cuyas citas no se deseen avisar. Finalmente, pulsar el botón de envío.  

¿Cómo realizar avisos de citas a través de la app? Para realizar los avisos de citas mediante notificación a la App hay que acceder a Agenda - Gestor de avisos de citas por WebService, elegir si se desea avisar las citas de un cierto día o citas pendientes de aviso, establecer un mensaje de notificación para avisos de citas y pulsar el botón Aceptar para realizar la consulta de citas. Antes de realizar el envío se pueden desmarcar las líneas cuyas citas no se deseen avisar. Finalmente, pulsar el botón de envío.  

¿Cómo consultar el usuario que ha creado una cita? Es posible consultarlo accediendo a Agenda - Registro de Cambios de Citas.  

¿Cómo mostrar más días en la Agenda del día para un usuario? Se pueden mostrar un máximo de 10 días. Para hacerlo a nivel de usuario, de modo que no afecte a otros usuarios, hay que establecerlo en Clínica - Preferencias personales - pestaña Agenda - grupo “Agenda por días” - Nº días mostrados.  

¿Cómo pasar a atendido pacientes de otros días? Se han de crear las correspondientes intervenciones por lo que debe hacerse desde Intervenciones - Citas Pendientes de Intervención. Hecha la consulta se debe seleccionar una cita y, a través del menú contextual, ejecutar “Crear intervención”. Creada la intervención, desde el mismo Editor de intervenciones se podrá pasar el paciente a atendido.  

¿Cómo obtener un listado de pacientes con citas en un día en el que aparezca el teléfono de cada uno de ellos? Se puede obtener ese listado en Herramientas - Gestión de Informes. En Entidad se selecciona la opción “Agenda”, se pulsa el botón “Aceptar”. De la lista de informes resultante se selecciona “Listado de pacientes de un día” y se pulsa el botón “Imprimir informe”.  

¿Hay alguna forma de evitar el envío de avisos de cita automáticos a ciertos conceptos de cita? Existe una opción en el Editor de conceptos de cita para evitar que se envíen avisos de cita de forma automática configurados desde Clínica - Configuración - Agenda Avisos. Además, los pacientes con esta opción seleccionada no se marcarán en los gestores de avisos de cita de forma automática, aunque pueden marcarse de forma manual.  

¿Se pueden aplicar modificaciones en un rango de fechas del calendario? Este proceso se realiza desde el Mantenimiento Masivo del Calendario Laboral, al cual se accede desde Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario. Se selecciona el periodo a modificar en el calendario, se marca “Actualizar” en el apartado del horario que se desea modificar, se indican las modificaciones a realizar y finalmente se pulsa en “Aceptar” para que se apliquen los cambios.  

¿Se puede ver qué usuario ha creado una cita? Sí. Desde Agenda - Registro de Cambios de Citas.  

¿Cómo se preasignan citas? Si es referente a un plan de tratamiento se debe preasignar desde la opción de menú “Preasignar cita” del menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho en la correspondiente línea de plan de tratamiento. Si la cita no es referente a un plan de tratamiento, se haría desde la Gestión de la agenda, pulsando el botón Editor de citas pendientes de asignar .  

¿Cómo se obtiene el listado de citas de un día en concreto de un doctor? A través de Agenda - Extracto de citas, filtrando por doctor en el Filtro de Agenda.  

¿Cómo crear restricciones de forma masiva (para un periodo de tiempo)? Se ha de acceder a Agenda - Restricciones de la Agenda y seleccionar “Mantenimiento masivo” en la Barra de herramientas. Información sobre el editor: http://srva4v3.a4itec.es/Orthos/#Mantenimiento_Masivo_Restricciones.html  

¿Cómo ocultar días del calendario de forma masiva? No es posible eliminar días de forma masiva, pero sí es posible marcar los días como no laborables evitando así que se muestren los días en el calendario o se asignen citas. Se ha de acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario, seleccionar un día para editar y acceder al último botón de la parte superior “Mantenimiento Masivo”. Seleccionar el periodo a actualizar y marcar Actualizar en el apartado de día laborable pero no marcar ninguna de las dos opciones. Pulsar en aceptar y esperar a que termine el proceso. Este proceso se parará si en algún día existe una cita o restricción y hay que proceder a eliminarla o moverla manualmente antes de volverlo a repetir.  

¿Se puede cambiar el icono del SMS de confirmación de cita? Es posible editarlo desde Clínica - Configuración, pestaña WebService. Ha de indicarse una dirección a una imagen en un servidor a la que se acceda públicamente.  

Intervenciones:

¿Cuál es la mejor forma para dar por finalizada una intervención? La forma más adecuada sería, una vez cumplimentada a través del Editor de intervenciones, guardarla pulsando el botón “Pasar paciente de gabinete a atendido” de la barra de herramientas del editor. Realizando esta acción se guarda la intervención, se abre de forma automática la evolución de los planes de tratamiento (si procede), se pasa al paciente al estado atendido y se generan las correspondientes cuotas (si procede).  

¿Desde dónde se pueden registrar notas en intervenciones? Es posible registrar notas desde el Módulo de intervenciones mediante el Editor de notas de intervención insertando una nota o mediante las notas clínicas que se encuentran bajo el campo A realizar.  

Un paciente tiene pagos de más. ¿Cómo se soluciona esto? Si la factura aún no ha sido declarada, se puede eliminar y aprovechar ese código de factura y fecha de factura para otra factura. En caso de que ya haya sido presentada, se debe generar una factura rectificativa haciendo clic en el botón derecho del ratón sobre la factura y pulsando sobre la opción Generar factura rectificativa y guardarla. El pago se puede eliminar manualmente.  

¿Por qué no es posible marcar un procedimiento en Evolución después de una Intervención? Es posible que sea debido a que ni la intervención ni el procedimiento tengan asignados un doctor. Hay que asignar un doctor al procedimiento o a la intervención.  

¿Cómo pasar a atendido pacientes de otros días? Se han de crear las correspondientes intervenciones desde Intervenciones - Citas Pendientes de Intervención mediante clic derecho - Crear intervención. Desde el mismo editor de intervenciones se podrá pasar al paciente a atendido.  

¿Cómo imprimir las intervenciones de un paciente? Es posible imprimir el listado de intervenciones de un paciente accediendo a Intervenciones - Extracto de Intervenciones, indicando en el filtro de pacientes el paciente correspondiente. Estos resultados se exportan seleccionando el botón superior que genera un informe.  

¿Es posible ver las intervenciones de todos los casos de un paciente sin tener que ir cambiando entre casos? 

Sí, es posible ver los datos de todos los casos de un paciente tanto en intervenciones como en contabilidad, fotos,… seleccionando en la barra de tareas de la aplicación el desplegable del botón “Opciones de configuración” y marcando la opción “Mostrar información de todos los tratamientos”.

 Si se quiere establecer de forma permanente, a nivel de usuario, en Clínica - Preferencias personales, pestaña “Pacientes”, se debe seleccionar “Mostrar información de todos los tratamientos”.

 

¿Cómo ver la producción de los higienistas? En Estadísticas - Estadísticas de Intervenciones, en la pestaña Distribución por personal de clínica, entre otros datos, se puede ver el número de intervenciones asociadas a cada higienista. También se pueden consultar a través de Intervenciones - Extracto de intervenciones, estableciendo en el filtro de intervenciones los higienistas y el periodo de fechas deseados, ese sería el número de tratamientos. Para saber el número de pacientes habría que crear un grupo de pacientes con los pacientes mostrados en esa consulta, seleccionando todas las líneas con la opción “Seleccionar todo” del menú contextual y pulsando el botón “Marcar pacientes seleccionados”. Otra opción es hacer uso del Informe “Listado de intervenciones agrupado por Higienistas”, donde también se puede filtrar por los higienistas deseados y un periodo de fechas. Este informe genera un listado de intervenciones y muestra el número de pacientes atendidos por cada higienista.  

  Contabilidad:

¿Cómo obtener el saldo de la clínica a una fecha determinada? En Menú, Contabilidad, acceder a la consulta Pacientes con deuda pendiente. Establecer la fecha de antigüedad a la que se desea calcular el saldo. Realizar la consulta. La columna Deuda refleja la deuda de cada paciente a la fecha indicada. La columna Deuda hoy refleja la deuda de cada paciente a la fecha en la que se realiza la consulta.  

¿Cómo asignar un número de factura de forma manual? Si por cualquier motivo se detecta un salto en la numeración de las facturas es posible asignar los números de factura saltados. Para hacer esto, en el editor de facturas, se debe marcar el indicador que precede al número de factura. Esta acción permitirá introducir de forma manual un número de factura. Hay que tener en cuenta que la fecha asociada a la factura debe ajustarse en secuencia a la que le hubiera correspondido. De igual forma, es posible establecer para la factura creada, la fecha que le corresponda, simplemente editando la fecha de la factura.  

¿Cómo localizar las facturas sin vincular y cómo se vinculan? Acceder a la consulta -Facturas sin vincular- en el menú Contabilidad y ejecutar la consulta para el periodo deseado. Para vincular una factura a un pago, editar la factura, hacer click sobre el botón que se muestra junto al importe de la factura. Se mostrarán los pagos pendientes de vincular a una factura. Seleccionar el pago o los pagos a vincular y, finalmente, guardar la factura.  

¿Por qué no se muestra la forma de pago en el extracto de facturas? No se muestra la forma de pago en el extracto de facturas porque una factura puede tener asociados varios pagos y cada pago puede tener una forma de pago distinta.  

¿Cómo generar una factura rectificativa? En el Editor de series de facturas se ha de crear una nueva serie de facturas con el mismo nombre de la serie a la que rectifica mas una R y marcarla como serie rectificativa, y en la serie normal añadir cuál es su serie rectificativa. Seleccionar la opción en el menú contextual para generar una factura rectificativa.  

¿Hay alguna forma de imprimir todas las facturas de todas las series de factura para un periodo? A través del Herramientas, Gestor de Informes, Contabilidad, Listado de Facturas entre fechas.  

¿Cómo incluir el número de colegiado en las facturas? Es posible indicarlo en “Texto legal” o en “Texto pie” a través del Editor de series de facturas para cada serie de facturas.  

¿Cómo cambiar la serie de factura por defecto? Es posible asignar una serie de factura por defecto a nivel de Clínica o a nivel de Especialidad. Para establecer la serie de factura por defecto a nivel de Clínica, se debe acceder a Clínica - Sedes - Facturas. Para establecer la serie de factura por defecto a nivel de Especialidad se debe acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Especialidades.  

¿En el extracto contable se permiten imprimir varias facturas a la vez? Sí, aunque para imprimir un grupo de facturas la serie ha de coincidir en todas las facturas seleccionadas para imprimir.  

¿Por qué no se añade una cuota a una remesa bancaria? Para que una cuota se añada a una remesa ha de tener la forma de pago indicada en Configuración - Contabilidad como forma de pago para la domiciliación bancaria. Si la cuota tiene asignada explícitamente otra forma de pago diferente no se incorporará a la remesa. Si la cuota no tiene asignada ninguna forma de pago, se incorporará sólo si existe un cliente asociado al paciente y éste tiene como forma de pago la establecida en Configuración. Además, si la cuota pertenece a un presupuesto éste no puede estar en estado finalizado.  

¿Por qué no se vuelve a incluir en una remesa bancaria una cuota devuelta por el banco? No hay ningún problema en volver a incluir en otra remesa una cuota devuelta, tan sólo hay que considerar especificar, a la hora de añadir la cuota a la nueva remesa, un rango de fechas en el que esté incluida la fecha de la cuota.  

¿Es posible obtener un extracto de facturas por especialidades sin tener que crear más de una serie de facturas? No es posible, es necesario la creación de una serie de facturas para cada especialidad.  

¿Es posible liquidar cuotas anteriores a los planes de tratamiento? Si, mediante la función “Liquidar cuotas” presente en el menú que se despliega haciendo clic derecho sobre una cuota en el extracto contable del módulo Gestión contable [Alt + F4].  

¿Es posible anotar los gastos que se generan durante un tratamiento? Si, es posible. Para una información más detallada sobre cómo se anotan los gastos de un tratamiento consultar el apunte 26.  

¿Existe alguna forma de pasar el saldo de un caso a otro caso dentro del mismo paciente? No es posible pasar saldo de un caso de un paciente a otro caso del mismo paciente, sólo es posible pasar cuotas y pagos (en el módulo de contabilidad). Entre distintos pacientes no es posible intercambiar ningún recurso.  

¿Cómo se modifican las plantillas de presupuestos? Existe una guía práctica en esta ayuda sobre este tema, se encuentra en el apartado Guías prácticas y se llama: ¿Cómo crear una Plantilla de Presupuestos en Excel?.  

¿Es posible cambiar de caso una factura? Si, es posible siempre y cuando el concepto de venta exista para la especialidad del caso al que será asignada. Al hacerlo, también cambiarán de caso, todos los pagos que estén vinculados a esa factura.  

¿Cómo se elimina una cuota de presupuesto? Las cuotas de presupuesto no pueden eliminarse de la misma manera que una cuota extra. Para eliminar las cuotas de presupuesto se ha de acceder al Editor de presupuestos y desde éste eliminar la línea o editar el número de cuotas de una línea. Antes de cerrar el editor, será necesario volver a desarrollar el presupuesto.  

¿Cómo se elimina una cuota extra? Antes de eliminar una cuota extra hay que eliminar su pago asociado, si éste existe. Para eliminar el pago hay que acceder a Contabilidad - Gestión Económica, localizar el pago en el extracto, hacer clic derecho sobre el pago y seleccionar la opción “Editar pago”. Una vez se abra el editor correspondiente, pulsar en el botón “Eliminar” y confirmar la acción. Para eliminar la cuota hay que acceder a Contabilidad - Gestión Económica, localizar la cuota extra en el extracto, hacer clic derecho sobre la cuota y seleccionar la opción “Editar cuota extra”. Una vez se abra el editor correspondiente, pulsar en el botón “Eliminar” y confirmar la acción.  

¿Cómo se vincula una factura a un pago? Se hace a través del Editor de facturas. Se accede desde el botón [...] que se encuentra a la derecha del importe. En el Editor de pagos pendientes de facturar, se marcan los pagos correspondientes y se pulsa “Aceptar” para actualizar el importe de la factura.  

Necesito introducir el nº de colegiado del doctor en la plantilla de facturas, ¿cómo lo hago? Es posible indicarlo en “Texto legal” o en “Texto pie” a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Series de Facturas para cada serie de facturas.  

¿Por qué no es posible registrar una cuenta bancaria de cliente? Es posible que la sucursal correspondiente a la cuenta que se desea guardar no esté registrada. Para registrarla hay que acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Sucursales Bancarias.  

¿Cómo se anula una remesa bancaria? Para anular una remesa en estado enviado se despliegan las opciones del botón “Gestionar envío remesa” y se selecciona “Anular envío de la remesa”.  

¿Cómo se consulta la contabilidad por especialidad y periodo? A través de “Pacientes” - “Diario” es posible revisar la contabilidad de un día y a través de “Contabilidad” - “Situación contable” es posible revisarla para un periodo. En ambos casos es posible aplicar un filtro por especialidad.  

Cómo crear un cliente a partir de un NIF. Es posible crear un cliente a partir de un NIF mediante los botones “Crear cliente” y “Crear cliente a partir del paciente”.

• “Crear cliente” crea automáticamente el cliente a partir del paciente, por lo que es importante que el NIF corresponda al paciente, y establece entre ambos una relación de tipo “Paciente”, de forma que quedan vinculados los datos de dirección, email, teléfonos entre ambas entidades.

 • “Crear cliente a partir del paciente” muestra los datos del cliente antes de guardarlos para que sea el usuario el que revise y/o modifique o añada los datos que precise antes de guardarlo de forma manual, y a continuación da opción a establecer el tipo de relación entre ambos.

Siempre que se indique una relación de tipo “Paciente”, el cliente y el paciente tendrán sus datos vinculados. Adicionalmente, desde el botón [+] asociado a la relación de clientes vinculados es posible vincular un cliente ya existente.

¿Cómo asociar un coste a un tratamiento? El coste de un tratamiento es la suma de los costes de los procedimientos que lo integran. Por lo tanto, antes de utilizar los planes de tratamiento se debe acceder a los procedimientos y asociarles un concepto de venta para que al crear los planes de tratamiento aparezca este importe por defecto. Este importe es editable en la línea de plan.  

¿Por qué no es posible cambiar una cuota a otro caso? Puede ser debido a que el concepto de venta de esa cuota no exista en la especialidad del nuevo caso. Si este fuera el problema, lo que hay que hacer es asignar la especialidad del nuevo caso al concepto de venta. Hecho esto, se podrá cambiar la cuota de caso a través de la opción “Cambiar caso asignado” del menú contextual de la cuota en “Gestión contable”.  

¿Es posible modificar la forma de pago de un presupuesto sin que se desvinculen el resto de los pagos que se habían generado con anterioridad? No es posible hacerlo en el presupuesto. Al editar la forma de pago de un presupuesto es necesario volver a desarrollar el presupuesto, y esto supone la eliminación de los vínculos existentes entre las cuotas y los pago.  

Un paciente tiene pagos de más. ¿Cómo se soluciona esto? Si la factura aún no ha sido declarada, se puede eliminar y aprovechar ese código de factura y fecha de factura para otra factura. En caso de que ya haya sido presentada, se debe generar una factura rectificativa haciendo clic en el botón derecho del ratón sobre la factura y pulsando sobre la opción “Generar factura rectificativa” y guardarla. El pago se puede eliminar manualmente.  

¿Es posible vincular varias facturas a un solo pago? No es posible.  

¿Es posible crear facturas sin NIF? Es posible si en Clínica - Configuración, pestaña Facturas, se activa la opción “Permitir emitir facturas sin NIF”.  

¿Cómo consultar los pacientes citados hoy con deuda pendiente? Se puede consultar desde el menú Pacientes - Diario, estableciendo como fecha el día de hoy.  

Cómo eliminar una cuenta bancaria Una cuenta bancaria se elimina desde el Editor de cuentas bancarias (Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor de cuentas bancarias), consultando la cuenta bancaria a eliminar y pulsando el botón  

Cómo crear una nueva sucursal Desde el Editor de sucursales bancarias (Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Sucursales Bancarias), introduciendo los datos y pulsando el botón “Guardar”. Por defecto, se asigna un nombre predeterminado a la sucursal.  

Cómo nombrar las sucursales bancarias para evitar la duplicidad Para nombrar las sucursales bancarias correctamente y evitar que se dupliquen los nombres es conveniente incorporar al nombre la combinación de los 4 dígitos del código de banco más los 4 dígitos del código de la sucursal. Por ejemplo 0004-3052: Avd. de Barcelona.  

Cómo obtener la relación de presupuestos no aceptados Se ha de acceder a Contabilidad - Extracto de Presupuestos indicando los filtros deseados e incluyendo el estado del presupuesto deseado, No aceptado.  

Cómo generar una Orden de domiciliación SEPA con la cuenta del cliente Para hacerlo hay que acceder al Editor de clientes y seleccionar el cliente para el que se quiere generar el documento. Acceder desde éste al Gestor de correspondencia y mostrar la relación de documentos disponibles. Seleccionar el documento “Orden de domiciliación SEPA (Cliente)” y generarlo.  

Cómo cambiar de caso un pago Es posible siempre y cuando el concepto de venta exista para la especialidad del caso al que será asignado y no tenga una cuota o factura asociada. De existir una cuota o factura asociada, previamente hay que desvincularla. Para cambiar el pago se accede a Gestión Económica - Extracto, se hace clic derecho sobre el pago y se escoge la opción “Cambiar caso asignado”.  

Cómo obtener la relación de pacientes con presupuesto activo y sin próxima cita Se ha de acceder a Contabilidad - Extracto de Presupuestos indicando los filtros deseados e incluyendo el estado del presupuesto deseado, Activo. Realizada la consulta, se debe crear un grupo con los pacientes mostrados en la consulta. A continuación se debe activar el grupo de pacientes creado. Finalmente se ha de acceder a Agenda - Pacientes sin Próxima Cita y realizar la consulta.  

¿Dónde se edita el importe mínimo establecido para un presupuesto? Se edita a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Tipos de Presupuesto.  

¿Cómo se pasa la deuda de un tratamiento a deuda fallida? Se activa desde Contabilidad - Gestión Económica, a través del icono del semáforo en verde. Al pasar una deuda a deuda fallida el icono que se muestra es el semáforo en rojo.  

¿Cómo se obtienen los pagos asociados a un concepto de venta? Para obtener los pagos asociados a un concepto de venta en un periodo es necesario acceder a Contabilidad - Extracto Contable, en el filtro contable seleccionar la especialidad, el concepto de venta y el periodo deseado. Además, si sólo se desea consultar los pagos, en Tipo de venta se debe seleccionar “Pagos”. Se ha de repetir este proceso para cada especialidad a la que esté asociada este concepto, pudiéndose exportar cada resultado a Excel.  

¿Cómo se elimina una cuota asociada a un plan de tratamiento? Una cuota asociada a un plan de tratamiento se elimina desde el propio plan de tratamiento, a través de la opción “Eliminar cuotas” del menú contextual de la línea de plan correspondiente a la cuota.  

¿Es posible eliminar una factura desde una línea de la remesa? No es posible eliminar las facturas desde el gestor de remesas.  

¿Cómo obtener un listado de pagos por concepto? Es posible obtenerlo a partir de Contabilidad - Extracto Contable, indicando la especialidad y el concepto deseado en el filtro de contabilidad.  

¿Cómo se hace la devolución de parte de un pago? Si el pago tiene vinculado una factura, habría que rectificarla a través de la opción correspondiente del menú contextual de la factura A continuación crear un pago negativo con el importe devuelto. Finalmente se debe crear una nueva factura con fecha actual vinculándola al pago inicial y al pago negativo, resultando el importe de la factura el importe restante que no se ha devuelto.  

¿Cómo anular la deuda del paciente sobre una cuota? Para eliminar la deuda generada por una cuota se puede crear un pago exento. Esto elimina la deuda sin afectar al dinero en caja.  

¿Cómo se podría obtener el pago anual para cada especialidad? Para ver todos los pagos de los pacientes en una especialidad se ha de acceder a Contabilidad - Extracto Contable. Mantener el filtro de pacientes vacío y junto al filtro de contabilidad pulsar el botón [...]. En la ventana que aparece se ha de elegir la opción Pagos para el campo Tipo de venta, la especialidad por la que se dese filtrar y establecer el periodo de búsqueda deseado en el campo Fecha contable entre. Aceptar el filtro mediante el botón Aceptar y realizar la consulta mediante el botón Aceptar del extracto.  

¿Cómo imprimir el apartado contable de un paciente? Es posible hacerlo desde Contabilidad - Extracto Contable indicando en el filtro de Pacientes el código del paciente deseado.  

¿Cómo cambiar la serie por defecto al emitir facturas de un pago? La serie por defecto que aparece es la establecida en la especialidad. Es posible cambiarla editando el campo Serie Factura de la especialidad (Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Especialidades).  

¿Cómo ver los pacientes asociados a la facturación de clientes? A partir de Contabilidad - Facturación de clientes (Modelo 347), se pueden visualizar mediante la opción “Extracto de pacientes” del menú contextual sobre la línea o líneas (seleccionando varias) deseadas.  

¿Cómo cambiar la fecha de una factura al año anterior? Si aún no se ha presentado el registro de facturas del año anterior a Hacienda, es posible cambiar la fecha de la factura a diciembre de ese año. Para ello: 1- Eliminar la factura del año actual y anotar el número y la fecha para asignársela a una próxima factura. 2- Crear una factura con el número de la última factura de diciembre del año anterior más 1 y con fecha igual o posterior a dicha factura. 3 Vincular la nueva factura al pago del paciente.  

¿Cómo sacar la producción de doctores? Las cuotas asignadas a un doctor se pueden consultar desde Contabilidad - Extracto contable, estableciendo en el filtro contable el tipo de venta “Cuotas” y seleccionando el doctor. En la consulta aparecerán sólo las cuotas que tengan asignado el doctor seleccionado. También es posible a través de Contabilidad - Liquidación doctores - Resumen de las liquidaciones de doctores y Contabilidad - Liquidación doctores - Detalle de las liquidaciones de doctores.  

¿Cómo obtener el listado de pacientes con deuda pendiente? Es posible consultarlo a través de Contabilidad - Pacientes con Deuda Pendiente.  

¿Cómo se crea un nuevo concepto de venta? Los conceptos de venta se crean desde Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Conceptos de venta.  

¿Cómo se obtiene el listado de pagos de un doctor? A través de contabilidad - Extracto contable, filtrando por doctor en el Filtro de Contabilidad.  

¿Se puede rectificar parcialmente una factura?  No, no es posible.  

¿Cómo se desvincula el pago de una cuota? Hay que editar el pago en el Editor de pagos. O bien se elimina el pago vinculado a dicha cuota y de esta forma se desvincularía la cuota del pago de forma automática o bien si se desea mantener el pago, se desvincula la cuota del pago manualmente pulsando el botón [...] que aparece junto al importe. Aparecerá el Editor de cuotas pendientes de vincular, se debe desmarcar la casilla correspondiente a la cuota que se desea desvincular, pulsar el botón Aceptar y guardar el pago. Una vez hecho esto, se puede eliminar la cuota.  

¿Cómo aplicar el cobro de un tratamiento por pieza en un plan de tratamiento? Si al crear una línea del plan de tratamiento se desea que el importe del concepto se aplique por pieza es necesario acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Contabilidad - Editor de Conceptos de venta y cambiar el tipo de importe a la opción Unitario.  

¿Cómo se cambia el importe en una cuota de un plan de tratamiento? Es necesario acceder al plan de tratamiento:  - Mediante el clic derecho sobre la línea correspondiente se selecciona la opción de eliminar la cuota.  - Se edita el procedimiento para indicar el nuevo importe o para aplicar un descuento.  - Se vuelve a generar la cuota mediante la opción del clic derecho sobre la línea. La fecha de esta nueva cuota generada corresponde al día de hoy pero ésta puede ser editada accediendo al Editor de cuotas extra desde el listado contable del paciente.  

 

¿Cuándo se incluyen las cuotas en una remesa? Las cuotas (extra o de presupuesto) creadas entre las fechas indicadas en la remesa se incluyen si:   • La cuota no está vinculada a ningún pago.   • La cuota no está ya incluida en otra remesa bancaria.  • Si se trata de una cuota asociada a un presupuesto, éste ha de estar activo.   • A nivel de paciente, si éste tiene asignado un cliente predeterminado con:        o Una forma de pago coincidente con la establecida en Configuración como forma de pago de Domiciliación bancaria.        o Una cuenta bancaria.   • A nivel de cuota, si ésta tiene una forma de pago establecida coincidente con la establecida en Configuración como forma de pago de Domiciliación bancaria. De no tener ninguna forma de pago asociada, se comprobarán las condiciones del cliente predeterminado asignado al paciente.  

 

¿Dónde se indica el coste por la devolución de una remesa? El coste por la devolución de una remesa se indica en Clínica - Configuración - Contabilidad.  

¿Cómo sacar un listado con los pagos pendientes de factura? Es posible hacerlo a través de Contabilidad - Facturas Pendientes de Vincular, se muestra en la pestaña “Pagos pendientes de facturar”. Para hacerlo por años utilizar el filtro entre fechas.  

Imágenes:

¿Cómo añadir una marca de agua a una foto para generar un informe? A través del módulo de Gestión de Imágenes, haciendo clic derecho sobre una imagen y seleccionando la opción Aplicar marca de agua.  

¿Es posible cambiar la marca de agua que Orthos estampa en las fotos? No es posible variar el tipo de fuente con el que Orthos aplica la marca de agua, aunque el tamaño de la letra es escogido automáticamente dependiendo del tamaño de la imagen sobre la que se aplica. La única opción a modificar es el texto a través de la opción “Copyright” en Configuración - Pestaña Imágenes.  

¿Cómo se escoge la imagen que se muestra del paciente? Comenzando por el caso más reciente, se recorren todas las series del paciente comenzando por la serie activa. Si para esta serie no existe la foto por defecto (usualmente la sonrisa) entonces se continúa con el resto de series del caso en orden descendente. Si en este primer caso no se encontrara ninguna serie con la foto por defecto, se obtiene la última serie (mayor numeración) del segundo caso más reciente y se repite la comprobación. Y así hasta recorrer todos los casos del paciente.  

¿Es posible obtener un listado de los pacientes a los que se les han tomado fotografías? A través de Imágenes - Extracto de Series de imágenes es posible obtener las series creadas entre un rango de días.  

¿Cómo se cambian las fotos de la serie predeterminada para la comparativa de fotos? Las series de referencia se encuentran en la carpeta OrthosDatos/SeriesReferencia. Cada carpeta corresponde a una serie de referencia y el nombre de la carpeta lo elige el usuario. La serie de referencia predeterminada será la serie establecida en Clínica - Preferencias personales, pestaña “Paneles”, grupo “Comparativa de series”. Existen dos formas de incorporar fotos a la carpeta creada:  

- De forma manual. El nombre de las fotos que se incluyan de forma manual deben tener el formato Foto_XX, donde XX debe ser un número del 01 al 21, correspondiéndose con la posición de las fotos en el Gestor de imágenes de Orthos (de izquierda a derecha y de arriba a abajo).  

- Otra opción es utilizar la herramienta "Exportar serie como serie de referencia" de la barra de herramientas del Gestor de imágenes para crear como referente una serie existente de un paciente. Se permite elegir la serie, las fotos a incluir y el nombre de la carpeta que se creará automáticamente junto con las fotos elegidas, tras pulsar el botón "Exportar un grupo de imágenes a una carpeta".  

¿Cómo se modifica el área de recorte de las imágenes? En Clínica - Configuración - Pestaña Imágenes, accediendo al Editor de configuración de imágenes. Se puede cambiar el área de cualquier imagen pulsando la posición correspondiente a la imagen en el Panel de imágenes y seleccionando el “Area de recorte” deseada y guardando los cambios. Se pueden crear nuevas áreas de recorte en Clínica - Tablas Auxiliares - Imágenes - Editor de Áreas de recorte.  

Seguridad:

¿Cómo ver los perfiles de seguridad del personal? Debido a la enorme cantidad de opciones que existen para establecer grupos de seguridad personalizados, y a la complejidad que esto supone, se determinó definir perfiles de seguridad preconfigurados.

Estos perfiles preconfigurados se pueden aplicar directamente sobre los grupos de seguridad. Finalmente, los grupos de seguridad se aplican sobre los perfiles de los usuarios.

Es posible crear tantos grupos de seguridad como se necesiten. Lo más cómodo es generarlos partir de los perfiles de seguridad predefinidos. Para esto, se accede desde el menú -Clínica- a -Grupos de seguridad-. Se crea un nuevo grupo y se aplica la plantilla que corresponda. Lo más intuitivo es asignarle al grupo el mismo nombre que tiene la plantilla. Estos grupos de seguridad son fáciles de aplicar, pues basta con acceder al perfil del usuario y aplicarlos.

Para hacerlo, se accede desde el menú -Clínica- a -Gestión de Personal-. Se selecciona el usuario y en la pestaña -Datos de acceso- se indica el grupo de seguridad.

También es posible comparar los diferentes grupos de seguridad y perfiles de seguridad preconfigurados entre sí para determinar cuál es el que mejor se corresponde con las actividades del usuario. Para esto, se accede desde el menú -Clínica- a -Perfil de Seguridad-.

Se pueden realizar comparaciones entre los grupos de seguridad existentes y también con cualquiera de las plantillas predefinidas.  

¿Cómo asignar un perfil de seguridad? Los perfiles de seguridad sólo pueden asignarlos los usuarios con perfil de Doctor. El perfil de seguridad de un usuario se establece a través de su ficha en el módulo de Gestión de Personal (En el Menú, acceder a Clínica y a continuación a Gestión de Personal). Existen diferentes perfiles de seguridad ya pre ajustados. Para ver el detalle de un perfile de seguridad se puede acceder a -Perfil de seguridad-. Existe la posibilidad de compararlo con otros perfiles ya aplicados y con otras plantillas de perfiles existentes. Es posible crear perfiles de seguridad personalizados, pero debido al volumen y complejidad de situaciones disponibles, no se aconseja.  

¿Cómo habilitar el envío de correo a través de MS Outlook? Si el usuario ya dispone de una cuenta de correo en MS Outlook es fácil en Orthos habilitar esta cuenta para su uso. Para hacer esto, hay que acceder a Preferencias personales y en la pestaña General, marcar la opción -Habilitar el uso de MS Outlook...- . Si no dispone de cuenta en MS Outlook no es posible enviar correos desde Orthos, aunque se habilite esta opción.  

¿Cómo eliminar un miembro del personal y restringir su acceso a Orthos? Un miembro del personal no puede ser eliminado de Orthos ya que se guardan referencias del personal en intervenciones, citas, etc. Para restringir su acceso se debe ir al -Editor de personal- e introducir una fecha de baja y desmarcar el indicador de -Usuario con acceso habilitado- en la pestaña -Datos de acceso-.  

WebService:

¿Cómo consultar varios pacientes asociados a un mismo cliente en la aplicación móvil? Es posible accediendo con las credenciales del cliente en lugar de usar las del paciente.  

¿Es posible que dos usuarios desde dos dispositivos diferentes consulten datos de un mismo paciente con las mismas credenciales? Es posible pero no es recomendable ya que las notificaciones serán recibidas sólo en el dispositivo que realizó el último acceso. El uso correcto sería que cada usuario utilice unas credenciales propias como por ejemplo, en el caso de un paciente menor, el padre puede usar su DNI y contraseña de cliente y la madre las suyas propias.  

¿Qué datos tiene en cuenta la aplicación móvil a la hora de mostrar el grado de satisfacción y de higiene del paciente? Los niveles de higiene y de satisfacción de la clínica con respecto al paciente han de irse indicando en las sucesivas intervenciones del paciente, de forma que Orthos genera una media entre todos los datos y es esto lo que se muestra al usuario a través de la aplicación móvil.  

¿Es posible que un doctor referidor pueda hacer el seguimiento de un paciente a través de la app de Ortodoncis? ¿Cómo se le daría acceso solo a ese paciente? Se debe dar de alta al doctor como referidor y darle acceso a la aplicación móvil asociándole los pacientes que se desea que vea a través de la app. El proceso se explica en Funcionalidades del WebService:

1.- Abrir el Editor de Referidores en el apartado de Pacientes - Referidores.

2.- Doble clic sobre el Referidor deseado o Clic Derecho - Editar.

3.- Buscar el botón Editor de usuario de WebService en la barra de herramientas. Si éste aparece en gris significa que el referidor no está dado de alta. Si no se conoce el NIF del referidor el botón se encuentra deshabilitado.

4.- Es necesario modificar los permisos para que pueda consultar los datos del tratamiento, y opcionalmente las fotos.

5.- Acceder a la pestaña de pacientes asociados: Los pacientes asociados a un referidor deben introducirse de forma manual.

Para que un doctor acceda a la aplicación móvil, ¿se accede con DNI o CIF de la empresa? ¿Hay alguna manera de recordar la contraseña o de resetearla? El personal de la clínica (tanto doctores como higienistas) puede acceder a la aplicación móvil con su DNI y su contraseña Web, previa autorización. Si se desea guardar los datos de acceso, en la propia aplicación móvil existe una opción que lo permite, marcando “Recordar credenciales de acceso”. Si se desean eliminar las credenciales guardadas se ha de acceder a “Configuración” y pulsar el botón “Restablecer credenciales”.  

¿Cuáles son los pasos a seguir para habilitar el apartado de “Solicitud de primera visita” en la Web? Es necesario acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Especialidades - Pestaña Web Service e indicar un concepto de cita de inicio.  

¿Dónde se configuran las fotos de evolución para la Web/Aplicación móvil? Las fotos de evolución se configuran desde Clínica - Configuración - Pestaña WebService.  

¿Dónde aparecen las claves del paciente para acceder a la Web y la AppDónde aparecen las claves del paciente para acceder a la Web y la App? Se puede consultar en “Gestión de pacientes”, pulsando el botón “Gestor de credenciales”.  

¿Cómo importar vídeos de Invisalign en Orthos para que sean visualizados desde la web o la aplicación móvil? Una vez exportado el video desde la aplicación ClinCheck, se ha de importar en Orthos. Esto se hace accediendo a “Intervenciones”, y en el menú desplegable asociado al botón “Invisalign”, se debe seleccionar “Importar vídeo”.  

¿Cómo accede un paciente a la web? Para que un paciente acceda a la web ha de introducir como usuario su código de paciente o su NIF o su correo electrónico y como contraseña la mostrada en el Editor de credenciales.  

Cómo insertar en un email el usuario y contraseña para la Web o App de un paciente  Se puede insertar seleccionando desde el menú contextual del área del mensaje, en Datos del Paciente, las variables <<usuario WebService>> y <<contraseña WebService>>. También se admite <<contrasena WebService

Cómo saber la procedencia de las solicitudes de cancelación de citas La procedencia de una solicitud se muestra en el Extracto de solicitudes y en el propio editor de la solicitud.  

¿Dónde se define el horario a mostrar en la web al asignar una nueva cita? El horario mostrado en la web para que un usuario se asigne una nueva cita se corresponde con el horario de apertura de la Clínica. Se establece en Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario.  

¿Cómo configurar las fotos a mostrar en la app para un tipo de usuario? Es posible configurar las fotos a mostrar desde Clínica - Tablas Auxiliares - Herramientas - Editor de Roles de Acceso al WebService.  

¿Cómo accede el padre a la app para consultar a sus hijos? Se ha de crear al padre/madre como cliente, si no existe ya, y asociarle a sus hijos con relación Padre/Madre. Accediendo con el usuario y contraseña del cliente el padre/madre puede consultar la información de los pacientes que tiene asociados.  

En la aplicación móvil, en el apartado galería de fotos, ¿es posible configurar que el paciente vea las fotos de diferentes momentos del tratamiento, es decir, de diferentes series? En la aplicación móvil se muestran tres tipos de fotos: - Galería de fotos: muestra las fotos de la serie actual. - Galería de evolución: muestra la evolución de una determinada foto en el tiempo. - Comparativa de fotos: compara la serie 1 con la serie actual. Por lo que para ver la misma foto de distintas series la opción sería Evolución. En este apartado sólo se muestra una foto. Si en Orthos (en Configuración o en el Editor de roles de acceso al webService) se indica un grupo de fotos con más de una foto se mostrará la primera de la lista.  

En la aplicación móvil, en los apartados Comparativa y Foto fin tratamiento, el paciente no ve la foto que debería ver y que está configurada en Orthos ¿Por qué podría ser?  Lo más probable es que no se muestre la foto final porque no exista la foto (la indicada como foto final en Configuración o en el Editor de roles de acceso al webService) en la última serie del paciente. Este puede ser el mismo motivo por el que no se muestra la comparativa, porque las fotos seleccionadas han de existir en la primera y última serie del paciente.  

Compras:

¿Es posible clasificar las compras de artículos por especialidad? Para clasificar las compras por especialidad es posible utilizar los almacenes, creando un almacén para cada especialidad.  

¿Cómo se gestiona el stock mínimo a través de Orthos, para poder llevar a cabo el control de los materiales? A través de Compras - Artículos y accediendo a un artículo se define la cantidad mínima que se ha de tener en el almacén y se marca la casilla “Avisar si hay rotura de stock”. Al marcar esta casilla se avisará de los artículos con menos existencias de las mínimas indicadas en Utilidades - Visor de Incidentes.  

¿Es posible recepcionar los productos de un pedido de uno en uno en lugar de todos los productos del pedido a la vez? Actualmente sólo es posible recepcionar el pedido en su totalidad. Es posible duplicar un pedido, eliminar los productos no recibidos de un pedido y los productos recibidos del otro. Finalmente recepcionar sólo el primer pedido para añadir los artículos al inventario.  

Varios:

¿Qué significan los colores de las barras superiores? El significado puede consultarse en esta misma ayuda en el apartado -Menú y Barra de Tareas-, -Cambios de color-.  

¿Hay alguna manera de listar todos los pacientes con dirección de correo electrónica para crear una lista de distribución y enviar un mail? A través del Editor de Consultas se crearía el grupo de pacientes con email y a través de Herramientas - Gestor de envío de correos electrónicos se enviaría el correo a los pacientes contenidos en el grupo.  

Error en preferencias personales. Antes de hacer un cambio en Preferencias personales, hay que asegurarse de que la Agenda esté cerrada, de lo contrario, se mostrará el mensaje indicado.  

¿Cómo se añaden las plantillas html para incluirlas en el envío de correos? Desde el Envío de correo electrónico, de dos formas: 1 -A través del botón […] si es la primera vez que se va a usar. En este caso hay que seleccionar la plantilla desde el directorio en el que se encuentre guardada. 2 - A través del botón [+] si la plantilla ya ha sido usada con anterioridad, pues ya se encuentra en la carpeta PlantillasHTML de OrthosDatos.  

¿Por qué salen documentos en rosa en el visor de documentos y no se abren? Los documentos resaltados con un color rosa no se encuentran accesible porque han sido eliminados, movidos de carpeta o renombrados.  

¿Es posible ver los toques pendientes de todos los usuarios? Por defecto, al acceder al Gestor de toques sólo se muestran los toques pendientes del usuario que ha iniciado la sesión en Orthos. Si se desea consultar los toques pendientes de todos los usuarios basta con eliminar el código de usuario que se muestra.  

¿Cómo funcionan las estadísticas de citas por puntualidad? En estadísticas de citas es posible marcar la opción por puntualidad en la parte superior derecha. Esta opción mostrará el número de pacientes en base a su puntualidad (índice de puntualidad) en lugar de basarse en los tiempos medios de espera.

Para comparar años se selecciona en la parte superior izquierda todo el periodo a considerar (por ejemplo del 01/01/2013 al 31/12/2015 para comparar 2013, 2012 y 2015) y en la pestaña “Estadística por fecha” se indica que se desglose por años, a continuación se realiza la consulta.

La diferencia entre “tiempos” y “puntualidad” es que “tiempos” se refiere al tiempo de espera del paciente en la clínica hasta ser atendido y “puntualidad” se refiere a la hora de llegada de un paciente con respecto a la hora de su cita.

Además, es posible calcular los tiempos de espera de un paciente a partir de su hora de llegada (hora de entrada en gabinete - hora de llegada del paciente) o en base a la hora de la cita (hora de entrada en gabinete - hora de la cita del paciente) seleccionando la correspondiente opción en el botón “Opciones de Configuración” del menú.

 

En estadísticas, ¿cómo se realiza el cálculo del porcentaje de los presupuestos aceptados? El cálculo del porcentaje de los presupuestos aceptados se realiza teniendo en cuenta los presupuestos aceptados en el periodo indicado, entre el total de presupuestos creados y entregados hasta la fecha de fin de periodo indicada.  

¿Dónde se configura el certificado digital? El certificado digital se introduce en la pestaña Clínica dentro de Configuración.  

¿Es posible obtener la hora de apertura y de cierre de Orthos para todos los usuarios? Para comprobar el Inicio y fin de sesión de los diferentes usuarios se accede a RGPD - Registro de acciones. En el desplegable “Tipo de acción” se escogería “Inicio de sesión” o “Fin de sesión”.  

¿Es posible marcar una tarea del plan de tratamiento como realizada sin que el paciente acuda a su cita? No, no es posible.  

¿Es posible definir los sillones que ve un usuario? Es posible configurar los sillones que ve un usuario en la Agenda asignándose un grupo de sillones desde Clínica - Preferencias personales. El grupo de sillones debe haber sido previamente configurado.  

¿Cómo se establece el margen de tiempo para mostrar a los pacientes en Admisión? En Configuración, en la pestaña Admisión, en la opción -Las citas se muestran si están comprendidas entre- se establece el rango de minutos entre los que se mostrarán los pacientes con cita en Admisión.  

¿Cómo se obtiene un listado de las salidas de artículos realizadas en un período de tiempo? Se puede obtener a través del Extracto de movimientos de almacén o del Resumen de los movimientos del almacén. En el Extracto de movimientos de almacén se ha de filtrar por “Mvtos”, y se muestra una línea por cada movimiento. En cambio en el resumen se agrupan los registros por artículo y se debe comprobar la columna “Salidas”.  

¿Es posible imprimir gestión de diagnóstico? Para imprimir los campos del módulo de Gestión de Diagnóstico se necesita crear un modelo de carta y definir en éste los campos a mostrar:  

• Para insertar campos de la pestaña “Informe” se accede a 'Correspondencia' y se utiliza el botón 'Insertar campo combinado' buscando los campos Informe_seccionX donde X varía según el número de la sección a mostrar.

• Para insertar el campo “Notas del diagnóstico” de la pestaña “Exploración Funcional / Objetivos Terapéuticos” se inserta el campo Notas_diagnóstico.

• Para insertar alguno de los tres bloques de información de la pestaña “Resumen” se utilizan las macros TextoDiagnosticoInformeX donde X varía según el número del informe siendo 1 el situado a la izquierda, 2 el central y 3 el de la derecha.

• Para insertar el resumen de diagnóstico de la pestaña “Resumen” se utiliza la macro TextoDiagnosticoResumen.

 

¿Cuándo se muestra el visor de incidentes y cómo se puede personalizar a nivel de usuario? El Visor de incidentes se muestra, al acceder a Orthos, de forma automática y en primer plano una vez cada mes, para todos los usuarios de tipo Doctor con el propósito de facilitar y recordar su mantenimiento. No obstante, es posible configurar el perfil del resto de usuarios para posibilitar que se muestre igualmente. Esta configuración se realiza desde Preferencias personales - General - Apartado inicio - marcando la opción “Mostrar el Visor de incidentes al iniciar de nuevo la aplicación.” En cualquier caso, es posible abrir el Visor de incidentes de forma manual desde el menú Utilidades - Visor de incidentes o bien desde el icono “Visor de incidentes” que se muestra en la barra de herramientas de la aplicación para los usuarios que han habilitado esta opción en Preferencias personales. Este botón está visible al acceder a la aplicación y se oculta tras acceder al Visor de incidencias.  

¿Hay algún modo de no mostrar las incidencias de rotura de stock en el visor de incidentes? Si no se desea que se muestren se debe desmarcar, para todos los artículos mostrados, la opción “Avisar si hay rotura de stock” a través de Compras - Artículos - Editor de Artículos.  

¿Cómo se insertan imágenes en un modelo de carta? La guía práctica ¿Cómo generar un modelo de carta? lo explica con detalle.  

En los indicadores estadísticos no aparecen datos sobre primeras visitas, seguimiento, retirada de aparatos, retención o urgencia. Para que Orthos reconozca que un concepto de cita pertenece a primeras visitas, seguimiento, retirada de aparatos, retención o urgencia, es necesario especificarlo para cada especialidad que exista en la clínica y de la cual se deseen obtener datos estadísticos. Si los conceptos de seguimiento no se encuentran definidos en una especialidad el valor devuelto por el indicador es 0, ya que Orthos no sabe identificar qué conceptos están asociados. Para solucionar esto, se debe acceder a Clínica - Tablas Auxiliares - Pacientes - Editor de Especialidades y para cada especialidad seleccionar la pestaña Gestión y configurar los conceptos de cita asociados a cada grupo de citas definido (Primeras visitas, Seguimiento, …). Al hacer esto Orthos reconoce y agrupa los conceptos para ofrecer los datos en los indicadores y en las estadísticas.  

¿Cómo hacer que los sábados no aparezcan en el calendario de la agenda de Orthos para un año? Se puede actualizar que los sábados no sean laborables a través de Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor del Calendario - Mantenimiento masivo, estableciendo en fechas el primer y último día del periodo sobre el que aplicar el cambio, seleccionando sólo el sábado en días de la semana, marcando la casilla “Actualizar” asociada al grupo de Día laborable y desmarcando “Laborable”. Al pulsar en “Aceptar” se realizará la actualización.  

¿En qué formato tienen que estar los documentos en OrthosTab para ser firmados? En formato Word (docx) tanto para la firma digital como para la firma manuscrita.  

¿Cómo se crea un nuevo texto de mensaje para el envío de mensajes? Los textos se crean desde “Clínica” - “Tablas Auxiliares” - “Uso General” - “Editor de Textos”. Al guardar el texto es necesario seleccionar la entidad a la que irá destinado el texto, por ejemplo SMS para utilizarlo en el envío de SMS. Es posible personalizar los textos. Para esto se debe abrir el menú contextual sobre el texto y seleccionar las etiquetas que se deseen incorporar. En el momento de su uso las etiquetas son sustituidas por la información personalizada, por ejemplo, el nombre del paciente o el día o la hora de la cita.  

¿Cómo acceder a los modelos de OrthoCAD desde Orthos? Para acceder a los modelos es necesario asociar previamente cada modelo a su paciente desde “Imágenes” - “Gestor de modelos de OrthoCad”. Una vez se han asociado es posible abrirlos desde el icono “OrthoCad” en el módulo de imágenes.  

¿Cómo abrir Invisalign desde Orthos? El acceso a Invisalign se realiza desde el módulo de “Intervenciones” una vez asociado el código de Invisalign al paciente.  

¿Cómo se puede consultar las prótesis enviadas en un mes pasado y que estén pendientes de recibir o de colocar? En el menú de “Intervenciones”, “Gestor de trabajos de laboratorio” se muestran por defecto los trabajos enviados pendientes de entrega. Se puede ordenar por la columna “Fecha prevista” para obtener el orden cronológico de la entrega.  

¿Cómo dejar de recibir avisos de confirmación de entrega de los SMS enviados? Para dejar de recibir las confirmaciones de entrega, hay que desmarcar la casilla “Recibir informes de los envíos….” que se encuentra en Configuración de la clínica, en la pestaña SMS. Para que los cambios de configuración de la clínica se apliquen hay que cerrar y volver a iniciar Orthos.  

En el Editor de Consultas, ¿por qué no deja crear un grupo de pacientes? Es necesario seleccionar el campo Cod_precaso siempre que se desee crear un grupo de pacientes.  

¿Es posible adjuntar un archivo al enviar un correo? Sólo es posible si el envío del correo se realiza a través del gestor de correo Microsoft Outlook. Esta opción debe configurarse para cada usuario en Clínica - Preferencias personales - Pestaña general. Se requiere que Microsoft Outlook esté instalado y el usuario tenga configurada una cuenta de correo. Al realizar el envío de un correo con adjunto desde Orthos la opción “Realizar el envío desde Microsoft Outlook” debe estar marcada.  

En el Gestor de comunicados y envíos, ¿cómo es posible eliminar las conversaciones? Se debe acceder al editor de conversaciones haciendo doble clic sobre una conversación y eliminarla. No es posible eliminarlas de forma masiva.  

¿Cómo cambiar el número de teléfono del remitente del SMS al enviar un SMS? Se ha de acceder a Clínica - Configuración - Pestaña SMS, seleccionar la pestaña Mensatek e indicar el número de teléfono en el apartado correspondiente a Remitente del mensaje. En este apartado se ha de indicar el número de teléfono (fijo o móvil) sin prefijo de país ya que sólo admite 11 caracteres.  

¿Cómo consultar los pacientes asociados a un referidor? Es posible consultarlo a través de las Estadísticas de referidores, accediendo a la pestaña Estadística de referidores y seleccionando la opción “Mostrar pacientes” que aparece al hacer clic en el botón derecho del ratón sobre un referidor seleccionado.  

¿Dónde se consulta la contraseña asociada a la cuenta de Mensatek? Es posible consultarla a través de Clínica - Configuración - SMS - Pestaña Mensatek.  

¿Cómo cambiar en Orthos la contraseña de la cuenta de envío de correo? Se accede a Clínica - Tablas Auxiliares - Utilidades - Cuentas de envío de correo, en el campo Contraseña del Editor de Cuentas de Envío de Correo.  

¿Es posible añadir un enlace en un mensaje SMS? ¿Hay alguna posibilidad de pegarlo y crear una plantilla? Sí, es posible. Se puede escribir la dirección a mano o utilizar la combinación de letras Ctrl + v para pegarlo desde el portapapeles. Para los SMS no se pueden crear plantillas pero sí textos para SMS en Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor de Textos  

¿Cómo se incorpora de forma automática el logo de la clínica en las cartas? Se edita la carta desde la Gestión de correspondencia, en Word se añade la macro “Logo” y se guardan los cambios (Ver sección “Insertar imágenes” de http://srva4v3.a4itec.es/Orthos/#GP_Generar_Modelo_Carta.html). Para que se muestre el logo ha de incorporarse un logo en Configuración - Pestaña Clínica.  

¿Cómo se añade una cuenta de correo de envío de correos electrónicos? Se añade en Clínica - Tablas Auxiliares - Utilidades - Editor de Cuentas de Envío de Correo.  

¿Dónde se establece la cuenta de correo para recibir la notificación de SMS? Por defecto se reciben en el email con el que se ha registrado la cuenta en Mensatek. Si se desea indicar otro email se debe acceder a Clínica - Configuración - Pestaña SMS - Pestaña Mensatek e indicar un email alternativo en el campo “Email alternativo”.  

¿Puede saberse qué usuario ha asignado un toque a otro usuario? No es posible. Sólo es posible revisar los cambios realizados en los registros contables y en las citas.  

¿Cómo establecer un texto de SMS por defecto? El texto por defecto para SMS para un usuario se establece en Clínica - Preferencias personales - Pestaña Pacientes - Grupo SMS.  

¿Cómo se crean textos nuevos? Los textos se crean en Clínica - Tablas Auxiliares - Uso General - Editor de Textos.  

¿Es posible tener en la entrada de la clínica un control de acceso de pacientes, desde donde informar de que han llegado? Es posible tener en la entrada de la clínica un control de acceso de pacientes utilizando una pantalla táctil y la aplicación “Orthos Admisión”. Aquí se puede consultar información sobre la misma: http://srva4v3.a4itec.es/OrthosAdmision/#05.30.00_Conceptos_basicos.html  

Personal:

¿Es posible autorizar desde la web al personal de la Clínica para ver la agenda? El personal de la clínica puede acceder a la web con su NIF y clave (previa autorización) y consultar la Agenda Hoy de cualquier día. Los únicos requisitos son que tenga registrado su NIF en Orthos y esté dado de alta en el servicio WebService.  

¿Es posible cambiar los toques de un usuario a otro? Es posible desde Utilidades - Traspasar toques  

¿Cuántas citas ha registrado cada recepcionista? Es posible consultarlo en el menú “Agenda” - “Registro de cambios de citas”, seleccionando el periodo de fechas de las citas que se desee y estableciendo en “Tipo de operación”, la opción “Insertado”. Opcionalmente se puede filtrar por usuario, para que sólo se consulten las citas insertadas por un usuario concreto.  

¿Cómo permitir que un usuario tenga acceso a Orthos? Desde Clínica - Gestión de Personal - Editor del Personal de la Clínica. Para que el usuario pueda acceder a Orthos es imprescindible establecer en la pestaña “Datos de acceso” una contraseña y su grupo de seguridad.  

¿Cómo crear nuevo usuario con acceso a Orthos? Desde Clínica - Gestión de Personal - Editor del Personal de la Clínica. Para que el usuario pueda acceder a Orthos es imprescindible establecer en la pestaña “Datos de acceso” una contraseña, la categoría del usuario y su grupo de seguridad. Si la clínica cuenta con más de una sede, será necesario marcar la sede a la cual accede el personal.

¿Cómo se modifica el código de los usuarios? El código de un usuario se puede cambiar en Utilidades - Cambiar el código de un usuario.  

¿Cómo se traspasan todos los toques de un usuario a otro? Para traspasar toques hay una herramienta en Utilidades - Traspasar toques.  

¿Dónde se configura el horario del personal en la aplicación? En Clínica - Gestión de Personal se define el horario.Los diferentes horarios se crean en Clínica - Absentismo - Tablas auxiliares - Editor de Tipos de horario.  

¿Cómo crear un nuevo comercial? Se ha de acceder a Clínica - Gestión del personal, abrir el personal en cuestión o crear uno nuevo si fuera necesario y marcar la casilla Comercial. Una vez definido se añade a un paciente desde Paciente - Pestaña datos clínicos.  

¿Dónde se cambia la contraseña asociada a un correo? Se cambia accediendo a Clínica - Tablas Auxiliares - Utilidades- Editor de Cuentas de Envío de Correo. Se recomienda utilizar el botón "Probar conexión" al acabar para comprobar que la contraseña se ha indicado correctamente.